força de trabalho - como gerir?

A força de trabalho deve ser gerida através de uma série de processos e procedimentos que funcionam em conjunto para garantir que os recursos humanos são convenientemente alocados dentro de uma empresa. Por outras palavras, a WFM trabalha para colocar o número correto de colaboradores com os conjuntos de competências apropriados exatamente onde eles precisam de estar, no momento exato em que precisam de lá estar. Como enquadramento empresarial, enfatiza o desempenho e a competência com o objetivo final de maximizar a produtividade dos empregados.

 

Uma empresa pode tirar partido de uma boa gestão da sua força de trabalho por uma série de razões, incluindo:

• otimizar a planificação e o planeamento
• reduzir as taxas de absentismo
• identificar e resolver as ineficiências
• gerir os custos de mão-de-obra
• melhorar as medidas de segurança dos empregados

 

porque é que é importante?

Os processos de gestão da força de trabalho ajudam a aumentar o planeamento e a consciencialização, dando à sua empresa uma imagem mais clara das suas necessidades comerciais. Aumenta a flexibilidade, permitindo que a sua empresa se ajuste aos novos desafios, sem que se imponham mudanças dispendiosas nos negócios ou estratégias de contratação. 

Aumentar a flexibilidade e melhorar o planeamento irá apoiar uma melhor produtividade, acabando por aumentar os lucros - como estudos têm demonstrado, organizações que sabem como redistribuir e gerir eficazmente a sua força de trabalho têm o dobro da probabilidade de superar os seus concorrentes. 

Abaixo, discutiremos algumas questões comuns de gestão da força de trabalho e as estratégias que as podem abordar.

programação e planeamento

 

Para as empresas de hoje, o velho ditado que diz que tempo é dinheiro é realmente verdade. E é ainda mais verdadeiro para as forças de trabalho de grande volume, com algumas instalações aptas a ganhar milhões de dólares, repensando a forma como programam os turnos. É óbvio que encontrar uma forma eficiente de criar horários semanais e mensais é fundamental para as empresas que procuram avançar. 

Para cerca de metade dos gestores hoje em dia, a planificação demora mais de duas horas por semana - enquanto alguns gestores chegam mesmo a reportar gastos até 12 horas por semana na planificação. Também há dinheiro real em jogo; de acordo com o mesmo relatório, cada turno falhado criado por um erro de planificação é aproximadamente equivalente a 633 dólares (531 euros) em gastos mensais.

Uma má planificação e planeamento podem levar a altas taxas de absentismo - que discutiremos mais abaixo - mas também podem ter outros efeitos. Uma planificação pobre e errática pode deixar os colaboradores a sentirem-se desmoralizados, e também aumenta a ocorrência de horas extraordinárias não planeadas, o que pode rapidamente resultar numa grande despesa. 

Uma solução de gestão de força de trabalho pode ajudar, otimizando os seus procedimentos de agendamento com tecnologias de ponta, com o objetivo de eliminar estes pontos de pressão comuns. Há também resultados tangíveis a obter, incluindo o aumento do tamanho da sua reserva de talento disponível e o aumento da aquisição e retenção de pessoal. 

 

absentismo

Pronto para uma estatística chocante? O absentismo - quando os colaboradores se ausentam do trabalho fora do horário previsto - entre os trabalhadores norte-americanos representa 8,5 mil milhões de dólares anuais em perda de produtividade, enquanto no Reino Unido se estima que o custo económico total do absentismo atingirá 26 mil milhões de libras até 2030. Por outras palavras, é de importância vital não só que se contratem os melhores colaboradores, mas também que se consiga que eles compareçam. Uma força de trabalho forte é tão importante como uma força de trabalho fiável. 

Há uma série de razões comuns para o absentismo, incluindo lesões físicas e doenças, dificuldades de saúde mental, intimidação e assédio, e procura de emprego. Todas estas razões para o absentismo podem ser abordadas de uma forma ou de outra - quer isso seja encorajar a saúde e o bem-estar da sua força de trabalho ou criar um ambiente de trabalho global que aumente a retenção dos funcionários. 

 

Leia mais: causas comuns de absentismo

 

Embora uma solução de gestão de mão-de-obra possa ajudar a resolver as causas profundas do absentismo, também pode ajudar a sua empresa a gerir os efeitos do absentismo através de um planeamento proativo e outras soluções a longo prazo. O absentismo acontece, mas não tem de prejudicar os seus resultados. Em vez de se esforçar por reagir à falta de pessoal, uma empresa de sucesso terá estratégias fluidas para as resolver. 

A análise da sua força de trabalho e a realização de atividades como auditorias de competências dar-lhe-ão uma imagem mais clara da sua capacidade e onde podem surgir problemas quando os níveis de ausência são elevados. Também o ajudará a identificar os processos mais críticos no funcionamento da sua empresa. Finalmente, a identificação das competências necessárias para completar tarefas críticas ajudará a informar os seus planos de formação e desenvolvimento.

 

Leia mais: como gerir o absentismo

 

operações ineficientes e baixa produtividade

A eficiência é a estrela polar das operações comerciais modernas, com novas tecnologias e estratégias tipicamente destinadas a aumentar a eficiência com o objetivo de maximizar o ROI. Mas o que é eficiência, e o que significa para operações a serem ineficientes? Simplificando, operações de trabalho ineficientes ocorrem quando se gasta mais dinheiro e tempo num determinado processo do que outras empresas, em média, levam a fazer, ou a produzir, a mesma coisa. 

Então o que é que leva exatamente a ineficiências de trabalho? Como na maioria dos problemas operacionais, há uma série de causas. Os seus custos de mão-de-obra podem ser demasiado elevados ou os seus colaboradores podem simplesmente estar a desvincular-se - como alguns inquéritos descobriram, as empresas com taxas de envolvimento mais elevadas também reportam uma produtividade até 21% maior. Também é possível que os seus gestores não estejam habilitados com dados, e, como resultado, não sejam capazes de identificar problemas com as suas atuais estratégias operacionais. 

Uma solução de gestão de força de trabalho pode ajudar ao importar os conhecimentos necessários para contornar as ineficiências operacionais - uma perspetiva externa útil pode identificar estratégias problemáticas e proporcionar uma melhor alocação de recursos. Com parceiros a bordo para ligar a nova estratégia ao ROI, deverá ser capaz de evitar as dores de cabeça causadas por oportunidades perdidas e manter-se concentrado no crescimento do negócio. 

 

elevada rotatividade e baixa retenção

Os custos de alta rotatividade e baixa retenção podem ser graves. Estudos recentes sugerem que custa em média 21% do salário de um posto de trabalho contratar um novo colaborador. E isso nem sequer tem em conta os custos de uma posição vaga, incluindo necessidades de horas extraordinárias e preocupações de saúde e segurança, o que pode rapidamente somar-se ao tempo que uma posição permanece por preencher. 

As empresas podem adotar vários métodos eficazes para reduzir as elevadas taxas de rotatividade e aumentar a retenção de empregados. Estes incluem a oferta de salários competitivos, a criação de uma employer brand forte e de uma reputação positiva, a simplificação do processo de onboarding, e a melhoria da aquisição de talentos. No entanto, por si só, estas medidas não garantem a obtenção de resultados. 

A utilização de uma solução abrangente de gestão de força de trabalho pode tornar os seus esforços para melhorar a retenção mais fácil e mais eficaz. Tratando de tudo, desde o recrutamento e selecção até ao onboarding e indução ao planeamento e previsão de turnos, uma solução de gestão da força de trabalho pode ajudar a sua empresa a melhorar as taxas de retenção, a diminuir a rotatividade, e a poupar nos custos - tudo isto enquanto aumenta a produtividade. 

 

Leia mais: como melhorar a retenção de colaboradores

 

custos laborais

A poupança de custos é uma prioridade comum para as equipas de procurement, particularmente na indústria transformadora, onde alcançar a máxima eficiência financeira e gerir as despesas é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas. No entanto, um foco excessivo nos custos laborais diretos pode levar as empresas a ignorar as principais fontes indiretas de gastos de mão-de-obra, incluindo os custos de formação e de rotatividade, bem como os tempos de fornecimento prolongados. 

Como pode uma solução de gestão de força de trabalho ser implementada para abordar ativamente tanto as fontes diretas como indiretas de custos? Uma área de destaque profícua é a contratação de pessoal. Novas contratações - especialmente um processo de contratação bem gerido - podem ser dispendiosas, pelo que encontrar formas únicas de minimizar as contratações pode ser uma vantagem. A reafectação ou requalificação do pessoal atual, ajudada por soluções de gestão de força de trabalho, pode fornecer o talento de que necessita sem ter de contratar.

 

Manter o sobreplaneamento - quando se paga por mais capacidade do que se necessita e se acaba com colaboradores que não são necessários - a um mínimo também pode ajudar a sua empresa a gerir os custos, pagando apenas a mão-de-obra de que necessita. Para ajudar a reduzir o sobreplaneamento, poderá analisar a utilização da capacidade da sua força de trabalho para compreender melhor a eficiência com que os seus recursos estão a ser utilizados, e analisar as opções de reafectação.

 

Descubra: como controlar os custos da sua força de trabalho

 

a segurança dos colaboradores e o futuro do local de trabalho físico 

Os benefícios da segurança dos colaboradores são auto-explicativos - ao proporcionar um ambiente de trabalho seguro, limpo e construtivo, não está simplesmente a manter os seus colaboradores em segurança, mas também a garantir que a sua motivação se mantém elevada. Um ambiente de trabalho seguro, confortável e sem stress é uma das chaves ocultas para desbloquear uma elevada produtividade. Para além disto, um ambiente inseguro pode representar um grande risco financeiro, com os trabalhadores feridos a passarem mais tempo em casa e os pedidos de indemnização a somarem-se. 

Mas antes de poder melhorar a sua cultura de segurança, precisa de descobrir como ela se contrapõe à concorrência. Uma avaliação externa pode ser o primeiro passo para a integração de uma gestão da força de trabalho, oferecendo-lhe conhecimentos técnicos sobre a segurança dos seus trabalhadores. 

É também uma boa ideia considerar que ajustes poderá fazer no seu ambiente de trabalho à medida que os ventos pandémicos baixam e fábricas continuam a abrir totalmente. A otimização dos seus procedimentos de segurança e a procura de formas de tornar a segurança e a eficiência alinhadas, podem ser ajudadas por estratégias inovadoras de gestão da força de trabalho. 

Agora que tem uma melhor compreensão dos muitos benefícios que uma abordagem de gestão de força de trabalho pode trazer ao seu negócio, pode começar a desenvolver uma estratégia para a sua implementação. A melhor abordagem é começar por identificar as suas próprias necessidades únicas e os desafios que a sua empresa enfrenta, e depois atualizar as suas estratégias de trabalho para se alinhar com os seus objetivos empresariais. 

 

Em geral, é uma boa ideia seguir alguns passos por ordem:

- Defina as suas prioridades. Descubra o que é que está interessado em melhorar sobre as suas operações atuais. Quais são os pontos de pressão que o têm incomodado recentemente? Consegue identificar os problemas que tem tido a longo prazo? Como pode pensar concretamente sobre estes problemas? Por exemplo, está mais interessado em melhorar a retenção de colaboradores ou em atrair colaboradores mais talentosos?

- Identifique e corrija processos quebrados. Quando souber que problemas quer resolver, identifique os processos que tem em vigor para os abordar e descubra o que não está a funcionar. Este pode ser um processo específico, ou pode ser uma questão de comunicação global. Por exemplo, uma vez que 44% das organizações utilizam três ou mais sistemas internos para tratar dos processos de gestão da força de trabalho, é fácil ver como as coisas se podem perder na transposição de um sistema para o outro.

- Pesquise soluções possíveis. Muitas soluções WFM diferentes estão disponíveis no mercado - desde software "plug-and-play" a parceiros estratégicos de serviço completo como a Randstad - pelo que terá de se lançar no espaço e fazer alguma pesquisa para encontrar a solução que melhor se adequa às necessidades da sua empresa.

 

externalizar a gestão da sua força de trabalho

A própria contratação de trabalhadores é um processo dispendioso e demorado, especialmente para empresas com uma grande força de trabalho ou contingente. Pode desviar a sua atenção de assuntos mais urgentes, e nem sempre é garantido que um envolvimento pessoal resultará em melhores contratações e numa força de trabalho mais talentosa. 

O recrutamento não tem de ser um fardo. Fornecer gestão externa para a sua força de trabalho e trabalhar com um parceiro de RH pode tirar a pressão dos seus ombros, permitindo-lhe concentrar-se no cerne do seu negócio. As soluções da Randstad proporcionam modelos de sourcing escaláveis, flexíveis e eficientes que se adaptam às exigências em mudança dos nossos clientes - para que saiba que está em boas mãos. 

E não vai simplesmente poupar tempo. Na Randstad, podemos ajudá-lo a pensar holisticamente sobre os seus objetivos, trabalhando consigo para desenvolver soluções robustas, duradouras e eficientes em termos de custos. Uma força de trabalho bem gerida significa que só terá os recursos de que necessita, quando precisar deles - poupando-lhe despesas gerais. 

 

Competir num mercado global não é fácil. Negócios com grandes forças de trabalho são impulsionados por flutuações de produção, mudanças sazonais, lançamentos de novos produtos, adição de novos locais, e até modelos de negócios reinventados quando o mundo muda inesperadamente, como foi o caso durante a pandemia. 

A Randstad Inhouse Services (RIS) apoia clientes com exigências de recursos de alto volume nos mercados verticais do automóvel, logística, fabrico, farmacêutico e ambientes de contacto/centro de serviços. Trabalhando como um parceiro estratégico com os nossos clientes, criamos um modelo flexível de fornecimento de recursos no local para criar estratégias de contratação e gestão de força de trabalho que controlam eficazmente os custos e conduzem à eficiência. 

 

Os benefícios da gestão de talentos de grande volume incluem a redução dos custos de contratação, maior envolvimento dos trabalhadores, soluções personalizadas, e a alavancagem da tecnologia de RH. No passado, ajudámos clientes sediados no Reino Unido a:

 

• reduzir os custos laborais em 10% por trabalhador (£383,000) com um programa de reestruturação do regime de turnos, tudo isto mantendo uma operação 24/7 
• resolver um défice de competências críticas através de uma maior eficiência operacional, resultando numa poupança anual de custos de 9,5% (£219.000) em despesas com horas extraordinárias
• implementar eficiências ponta a ponta que melhoraram a entrada de talentos na empresa, resultando numa redução de 24% no tempo de formação

 

Descobrir: Randstad Inhouse Services (RIS) pode ser a solução ideal para si

 

planificação da força de trabalho

A constituição de uma equipa de profissionais com as competências certas requer um investimento tremendo. O nível de atenção necessário para organizar uma força de trabalho - e especialmente para gerir trabalhadores temporários - significa que os líderes do património humano têm menos tempo para se concentrarem nas atividades nucleares da sua organização que lhe proporcionam valor. Então, qual é a melhor solução para as empresas que procuram otimizar a planificação da sua força de trabalho?

Uma abordagem que um número crescente de empregadores está a adotar é fornecida pela planificação da força de trabalho da Randstad. Também conhecido como Relevate Workforce Schedule, o serviço oferece um sistema de planificação e planeamento da força de trabalho online que torna simples o processo stressante de gerir uma força de trabalho flexível.

 

Com a planificação da força de trabalho da Randstad, os clientes podem:

• aceder a uma série de trabalhadores pré-selecionados
• de forma rápida e fácil, aumentar ou reduzir o pessoal, quando necessário
• planear eficientemente os trabalhadores temporários com o nosso portal de planeamento
• sugerir passos e estratégias para a melhoria de processos
• melhorar a comunicação com os trabalhadores temporários e reduzir o absentismo

 

E estes benefícios não se limitam aos colaboradores contingentes - também podemos ajudar com o pessoal permanente. A Randstad também oferece uma variedade de soluções híbridas e flexíveis que permitem aos nossos clientes dividir a gestão da sua força de trabalho connosco, para que possa encontrar o equilíbrio que melhor lhe convier.

Como parte dos Serviços Inhouse da Randstad, a nossa solução de planeamento da força de trabalho é frequentemente utilizada para a gestão de funções "à hora", e é especialmente eficaz para trabalho por turnos em linhas de produtos e funções de back-office. Focado em até sete perfis, o programa pode apoiar empregadores que necessitem de 50 ou mais trabalhadores flexíveis - não havendo limites máximos.

 

Saiba mais: Relevate Schedule

 

trabalhar com a randstad

A Randstad é a líder mundial na área dos serviços de RH.Com 60 anos de experiência, as nossas estreitas relações profissionais e conhecimentos abrangem vários continentes e indústrias, incluindo a fabril. Fornecemos soluções únicas e localizadas para satisfazer as necessidades da força de trabalho de qualquer empresa - em pequenas e grandes escalas, para empresas de todas as dimensões. Os nossos parceiros desfrutam:

• acesso flexível aos melhores candidatos locais
• conhecimento profundo das melhores práticas e tendências mais recentes da indústria
• uma presença global e sensibilização para as estratégias de otimização emergentes
• melhorias e sugestões baseadas em dados que se inspiram nos factos mais recentes

 

A Randstad disponibiliza as suas ferramentas técnicas de RH, tais como entrevistas por vídeo, verificação automática de referências, entre outras, para digitalizar partes chave do seu processo de RH. Ou então a Randstad pode gerir todo o seu processo de recrutamento de forma integral.

É tempo de começar a construir a sua melhor equipa e enfrentar a incerteza futura com a confiança de que tem o que é preciso para se ajustar e prosperar. Contacte-nos agora para encontrar soluções de gestão de pessoal na sua área ou para descobrir o que estas podem fazer por si.

O que é que a gestão da força de trabalho gere exatamente?

Depende, mas em geral pode abranger uma vasta gama de operações comerciais, incluindo gestão de tempo, gestão de colaboradores, gestão de benefícios, calendarização, e recrutamento. Se uma operação estiver relacionada com a organização da sua força de trabalho, é provável que a nossa gestão possa otimizá-la. 

 

Porque é que preciso gerir a força de trabalho?

Seria difícil encontrar um negócio que não fosse capaz de beneficiar de uma solução de gestão de força de trabalho. Esta pode ajudá-lo a reduzir os custos, reduzindo erros de planificação e absentismo, agilizando o processo de recrutamento, e reduzindo a inflação dos salários. Por outras palavras, é necessária uma gestão da força de trabalho se se pretende poupar tempo e dinheiro, tudo isto enquanto se mantém preparado para o futuro.

 

Quando é o melhor momento para implementar a WFM?

A resposta breve é o mais cedo possível. Mais especificamente, se estiver interessado em melhorar qualquer dos seguintes processos, poderá ser uma boa altura para começar a investir numa solução de gestão da força de trabalho:

• prever as necessidades de staff e de competências a curto e longo prazo;
• analisar a sua força de trabalho atual e realizar análises de ajuste/quebra;
• registar e analisar resultados para assegurar que a empresa está a cumprir os seus parâmetros de referência;
• monitorizar o horário dos colaboradores para melhor organizar as horas de trabalho e a folha de pagamentos;

 

Quem beneficia de uma solução de gestão de força de trabalho?

A maioria das empresas e negócios poderão beneficiar de uma solução de gestão de força de trabalho. Internamente, esta oferece benefícios chave aos departamentos de recursos humanos, CFOs e managers de topo que precisam de preparar relatórios, e aos managers intermédios responsáveis pelas operações e recursos. 

 

Quanto custa uma solução de gestão de força de trabalho?

O custo dependerá de uma série de fatores, mas normalmente baseia-se na dimensão do seu negócio e no número de colaboradores, bem como nas funcionalidades implementadas. É comum um fornecedor de gestão de força de trabalho cobrar uma taxa por utilizador, ou uma taxa mensal ou anual.