Gerir os gastos da sua força de trabalho: sabe como controlar estes custos?

Manter os custos sob controlo é uma prioridade chave para a maioria dos líderes de procurement. Uma vez que o seu trabalho se resume a adquirir os vários recursos e bens de que a sua empresa necessita para ter sucesso, tem de ter a certeza de que essas aquisições estão a acontecer de uma forma rentável.

Quando se trata de recrutamento, a tarefa de monitorizar custos diretos - tais como salários e o montante para divulgar determinadas posições - é relativamente simples.

Contudo, é importante assegurar que não está a concentrar toda a sua atenção nas despesas diretas das contratações e a ignorar os custos indiretos, tais como as perdas de produtividade que ocorrem quando as pessoas estão ausentes ou quando as vagas permanecem por preencher durante muito tempo. Os custos indiretos são mais difíceis de quantificar e representar no seu orçamento, mas podem ter um impacto significativo no seu desempenho financeiro. Para atingir os mais altos níveis de eficiência, é necessário estar ciente do mais amplo conjunto possível de fatores que afetam o seu tempo, produtividade e gastos relativos à sua força de trabalho.

Em suma, o acompanhamento dos custos indiretos relativos à sua força de trabalho coloca-o numa melhor posição para os gerir e reduzir. De seguida, analisamos alguns dos custos indiretos mais comuns, e o que pode fazer para os manter sob controlo.

absentismo e rotatividade

Uma elevada taxa de absentismo sobrecarrega consideravelmente uma empresa a nível financeiro. Quando não existe ninguém disponível para executar o trabalho que é necessário, deparamo-nos com a opção de pagar para trazer staff adicional a curto prazo, de recolocar colaboradores próprios, ou de pedir às pessoas que façam horas extraordinárias. Estas opções podem resultar em perda de produtividade à medida que as pessoas são afastadas do seu trabalho regular, podendo não ter as competências adequadas para o fazer. Também é necessário considerar potenciais "efeitos dominó" como o aumento do stress.

Existem custos e desvantagens semelhantes associados a uma elevada rotatividade de staff. Com a saída de pessoal em números insustentavelmente elevados, ver-se-á a gastar muito tempo, dinheiro e energia no recrutamento para colmatar lacunas na força de trabalho. Para além das óbvias implicações financeiras, isto pode causar perturbações no local de trabalho e prejudicar a moral.

Os custos associados tanto ao absentismo como à rotatividade podem ser minimizados através de uma abordagem comprovada e eficaz no recrutamento. Ao seguir processos estabelecidos para assegurar a aquisição das pessoas certas, as hipóteses de os trabalhadores terem consigo uma relação de trabalho saudável e feliz aumentarão.

reposição de staff demorada

Demasiado tempo gasto no preenchimento de vagas é outro bom exemplo de um custo indireto da força de trabalho que pode ser facilmente descurado. Quanto mais tempo se dedicar ao recrutamento, menos tempo terá para se dedicar ao seu negócio principal, a gerar receitas e a impulsionar a rentabilidade.

Uma das coisas mais importantes a fazer para otimizar o desempenho neste domínio é o estabelecimento de métricas e indicadores-chave de desempenho, que o ajudarão a acompanhar os dados certos e a saber quando se está a gastar demasiado tempo no recrutamento.

formação e onboarding

O processo de recrutamento não termina quando forem concluídas as avaliações, selecionados os candidatos e estes tiverem aceite uma oferta de emprego da sua parte. Para obter realmente o melhor desempenho dos seus colaboradores, é necessário apoiá-los à medida que se familiarizam com o seu novo papel e se instalam na organização.

É possível que este processo possa incluir alguma formação informal ou mentoria de outros colaboradores. Embora isto possa contribuir de forma vital para que as novas contratações se tornem mais rápidas e produtivas, pode não ser visto como um custo óbvio de recrutamento, mesmo que esteja a ocupar tempo e a afetar a produtividade de outros membros da equipa.

Além disso, terá de considerar os custos adicionais envolvidos na certificação de pessoas para determinadas competências e na intensificação temporária das medidas de controlo de qualidade, bem como a possibilidade de diminuição da produtividade em toda a equipa.

O onboarding é outra área onde se podem obter vantagens vitais com o apoio técnico e especializado. Ferramentas modernas podem ajudá-lo a ter uma abordagem integrada de tudo, desde a divulgação das funções até ao onboarding. Com o parceiro de RH certo, pode encontrar as tecnologias e processos mais eficazes para obter os melhores resultados nestas áreas.

Para identificar possíveis poupanças dentro da sua organização, deve começar a considerar também os seus custos indiretos. Para saber como o fazer, descarregue o nosso guia: '5 maneiras como as equipas  de recursos humanos podem fazer poupanças em custos da força de trabalho'.