6 formas de as empresas reduzirem os custos de mão de obra.

Perante a crescente preocupação com a iminência de uma recessão global, os líderes empresariais de quase todos os sectores estão a considerar várias medidas de redução de custos. Os custos laborais são frequentemente um dos principais alvos destas estratégias de redução de custos.

No entanto, a redução do número de profissionais pode ser um pouco complicada. Por um lado, os custos de mão de obra representam normalmente uma grande parte do orçamento global da empresa. Conseguir reduzir os custos nesta área pode ter um impacto significativo. Por outro lado, é necessário manter salários e benefícios competitivos para adquirir e reter os talentos de que necessita para fazer crescer a sua empresa.  

É importante ter uma visão alargada e considerar uma série de formas de reduzir os custos laborais. Isto deve incluir o exame do impacto financeiro das tendências nos recursos humanos existentes - tais como as taxas de absentismo e de rotação do pessoal. 

Neste artigo, analisamos seis áreas em que os líderes empresariais podem apoiar a redução de custos e destacamos algumas soluções específicas que podem trazer benefícios valiosos para a sua empresa.

1. menor absentismo e rotatividade

Se estiver preocupado com os custos imediatos de mão de obra, tais como pagar para anunciar vagas de emprego e integrar novos profissionais, poderá ignorar as repercussões financeiras do que está a acontecer com os recursos humanos existentes. O facto de os trabalhadores se despedirem ou faltarem muito é um bom exemplo.

Se a sua organização for como a maioria, ter os profissionais certos com as competências necessárias disponíveis no momento certo é fundamental para atingir os objectivos de produtividade e entregar bens e serviços a tempo. Consequentemente, taxas elevadas de rotação do pessoal e de absentismo podem causar problemas significativos e dispendiosos na sua organização. 

A implicação de custos mais óbvia relativa à saída ou ausência de pessoas é o facto de ter de pagar por trabalhadores adicionais para colmatar as lacunas na força de trabalho. Estas lacunas podem resultar em elevados níveis de horas extraordinárias ou na necessidade contínua de preencher postos de trabalho. Existem também custos indirectos que não são tão simples de controlar no seu orçamento, tais como as perdas de produtividade que ocorrem quando um empregado experiente sai ou quando a empresa é forçada a fazer um turno com um número limitado de empregados.

Estas consequências podem ser sentidas em várias áreas da empresa, uma vez que as pessoas de diferentes departamentos têm de reafectar recursos para manter a atividade principal em funcionamento.

soluções:

• Manter a rotatividade baixa com um plano de retenção de profissionais, potencialmente centrado em conceitos como a sua marca de empregador, oportunidades de desenvolvimento do pessoal e em como pode promover um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
• Criar políticas de assiduidade que indiquem exatamente o que espera dos seus profissionais. Aplique-as de forma consistente a todos os trabalhadores.
• Manter um registo das taxas de absentismo. Recompense os trabalhadores com bons registos de assiduidade e interaja com os que se ausentam frequentemente para descobrir a causa principal e procurar uma solução.
• Melhorar os seus processos de recrutamento e seleção para garantir que está a contratar as pessoas certas no momento certo e a minimizar a rotatividade do pessoal. Um especialista em serviços de RH pode ajudá-lo a fazer isso.

2. reduza o tempo e os custos recorrendo a pessoal flexível

Um desafio de custos comum para as empresas é ter de contratar pessoal flexível para aumentar a capacidade de produção em alturas de pico de procura ou quando os recursos humanos estão temporariamente limitados devido à ausência ou licença de pessoas. Ter a capacidade de adaptar os recursos humanos conforme o necessário, pode permitir que a sua empresa atinja os objectivos de produção e, ao mesmo tempo, reduza os custos globais.

Para além dos custos directos, tais como o preenchimento de funções temporárias e a manutenção dos profissionais contigentes, os líderes empresariais devem considerar as implicações em termos de tempo e produtividade da integração de novas pessoas. Por exemplo, quando os profissionais têm de dedicar algum tempo à formação de trabalhadores temporários, a sua própria produção pode ser afetada.

Além disso, o departamento de RH tem de considerar os custos envolvidos no recrutamento regular e na seleção de candidatos, o que afecta o tempo que pode dedicar à melhoria dos recursos humanos existentes.

A equipa de aquisições (procurement), por sua vez, tem de ter em conta o custo dos materiais de formação e outros activos necessários para garantir que as novas contratações estão preparadas para fazer bem o seu trabalho.

Se recorre frequentemente a recursos humanos contingentes para colmatar lacunas na força de trabalho ou para aumentar temporariamente a capacidade quando a produção aumenta, poderá beneficiar muito com a colaboração de um parceiro de RH especializado em pessoal flexível.

soluções:

• Uma empresa de serviços de RH pode assumir a carga administrativa do recrutamento de pessoal flexível, gerindo tarefas essenciais como a integração, o planeamento de turnos e o fornecimento de vestuário. De facto, a empresa de soluções de RH certa pode tratar de todo o processo de gestão de profissionais contingentes.
• Um parceiro dedicado pode também atuar como o seu front office para quaisquer questões ou problemas relacionados com o trabalho temporário que surjam no local. Isto permite que a sua equipa esteja disponível para lidar com questões relacionadas com os recursos humanos existentes.
• A folha de ponto e a faturação electrónicas podem tornar estes processos essenciais mais fiáveis e eficientes. Uma plataforma de agendamento automatizada pode ajudá-lo a preencher todos os turnos com profissionais qualificados e reduzir os desafios causados pelo absentismo.
• Combater as perdas de produtividade com iniciativas como a gestão proactiva de competências, que pode assumir a forma de um programa de formação combinado com um planeamento eficaz de recursos humanos.

3. otimizar salários e benefícios

Escusado será dizer que os salários e benefícios constituem uma proporção substancial dos gastos globais com a gestão dos recursos humanos. Dada a dimensão do empenho financeiro envolvido, particularmente para as organizações de maior dimensão, vale a pena refletir sobre os seus pagamentos e se estes estão otimizados.

Se os salários forem demasiado elevados, pode acontecer que o montante que está a gastar em mão de obra seja simplesmente insustentável. Por outro lado, se forem demasiado baixos, poderá ter dificuldade em atrair e reter candidatos de elevada qualidade. É vital encontrar um equilíbrio que lhe permita assegurar o talento de que necessita sem prejudicar os seus resultados.

soluções:

• Efectuar uma análise exaustiva das funções e avaliar as competências e a experiência necessárias para desempenhar corretamente cada função, de modo a garantir que estão a ser definidos salários ao nível correto para todos os anúncios de emprego.
• Obter informações actualizadas sobre talentos e salários para compreender melhor as expectativas dos candidatos e comparar a sua oferta salarial atual com a de outros empregadores do seu sector.
• Reduzir as despesas de deslocação trabalhando com um parceiro de serviços de RH para melhorar a estrutura da sua reserva de talentos e dar prioridade ao recrutamento local.
• Estudar a legislação e a regulamentação dos territórios onde opera. Na UE, por exemplo, é provável que as regras sejam mais rigorosas do que noutras regiões e os acordos laborais incluem frequentemente elementos como as tabelas salariais.

4. reduzir o planeamento excessivo

O planeamento excessivo - quando se paga por mais capacidade do que a necessária e se acaba por ter profissionais que não são necessários - é uma fonte comum de ineficiência. Esta situação ocorre frequentemente durante períodos de baixa procura no ciclo de produção, que podem ser causados por tendências sazonais, exigências dos clientes ou factores económicos mais gerais.

Manter o planeamento excessivo no mínimo ajuda a gerir os custos, pagando apenas a mão de obra necessária. Isto pode ser particularmente importante se a sua empresa depende substancialmente da contratação de profissionais contingentes. Também apoia a produtividade, garantindo que os recursos de que dispõe estão a ser utilizados da forma mais eficiente possível.

soluções:

• Analisar a utilização da capacidade dos seus recursos humanos para compreender melhor a eficiência com que os seus recursos estão a ser utilizados, a frequência com que ocorre o planeamento excessivo e as razões para tal.
• Analisar as opções de reafectação. Os profissionais podem ser úteis de outras formas em alturas em que não são necessários para apoiar a produção? A formação cruzada de trabalhadores pode ajudar a reduzir o número de profissionais necessários para preencher cada turno?
• Trabalhar com uma empresa de serviços de RH para estudar as tendências do sector e fazer previsões informadas sobre as flutuações da atividade e da procura.
• Criar uma estratégia para prever as futuras competências e necessidades de mão de obra da sua organização.

5. Limite novas contratações

O recrutamento de novos profissionais é muitas vezes essencial. Se estiver a atravessar um período de crescimento rápido ou a entrar num novo mercado, por exemplo, é provável que necessite de mais mão de obra e competências especializadas para apoiar a sua expansão.

Mas também é importante considerar o custo e o trabalho árduo envolvidos na contratação de novos profissionais, desde a contratação e integração até à formação e treino no local de trabalho. Se puder tomar medidas para reduzir o número de novas contratações, os benefícios podem ser significativos.

soluções:

• Pensar em como a requalificação (reskilling) ou a melhoria das competências (upskilling) do pessoal atual pode proporcionar o talento de que necessita sem ter de contratar.
• Interagir com os seus atuais profissionais mais valiosos para garantir que estão felizes e empenhados na empresa. Oferecer um aumento de salário ou benefícios acrescidos para reter talentos de alto nível - desde que tal seja uma opção ao abrigo dos acordos laborais - pode revelar-se financeiramente mais viável e melhor para a empresa do que contratar alguém novo.
• Estabelecer um conjunto de profissionais comprovados e controlados que possam entrar e funcionar a um nível elevado em alturas de pico de procura. Isto significa que, quando precisar de contratar pessoal, pode escolher pessoas que não necessitarão de muito apoio e formação.
• Criar um programa abrangente de desenvolvimento de trabalhadores para que possa ajudar os seus melhores profissionais a progredir dentro da empresa. Este passo reduz as lacunas de competências na sua organização e pode aumentar as taxas de retenção.

6. trabalhar com uma empresa de talentos

Talvez nem sequer se aperceba de quanto tempo, dinheiro e recursos estão a ser gastos na contratação de novos trabalhadores e na gestão do seu pessoal atual e futuro. Os custos directos, como salários e benefícios, horas extraordinárias e ofertas de emprego, podem ser fáceis de controlar. Os custos indirectos, como a rotatividade e a perda de produtividade, podem não ser tão claros, mas podem ter um impacto significativo no orçamento da empresa.

Formar uma parceria com uma empresa de soluções de RH é uma das formas mais rápidas e eficazes de controlar os custos com os seus trabalhadores. O pagamento de honorários para trabalhar com uma empresa de talentos pode parecer contra-intuitivo para os seus esforços de redução de custos. No entanto, a experiência e os serviços avançados fornecidos por uma empresa de serviços de RH profissional podem efetivamente ajudar a sua organização a obter uma redução de custos com os seus recursos humanos.

Um dos maiores benefícios que a sua organização pode obter ao trabalhar com um parceiro de soluções de RH é um aumento significativo na qualidade das contratações, o que pode melhorar as taxas de retenção e produtividade.

Os prestadores de serviços de RH especializam-se no recrutamento das pessoas certas para funções específicas, adoptando uma abordagem rigorosa e comprovada à seleção de candidatos, análise e verificação de referências. Na Randstad, isto é feito através da implementação do equilíbrio ideal entre tecnologia e pontos de contacto humanos. A utilização de tecnologia de RH inovadora ao longo de um processo de recrutamento envolvente permite que as nossas equipas contratem para uma combinação perfeita do trabalho, chefia e empresa.

soluções:

• O parceiro de serviços de RH certo pode ajudá-lo a encontrar os melhores candidatos de forma rápida e fácil, fornecendo acesso a um conjunto de talentos previamente seleccionados.
• Um parceiro de soluções de RH, como a Randstad, pode desenvolver um plano de serviços personalizado e uma estratégia de redução de custos adaptada às necessidades específicas da sua empresa. Esta personalização garante que só paga pelos serviços de recrutamento de talentos e gestão de recursos humanos de que a sua organização necessita.  
• Os serviços e a experiência de um parceiro de soluções de RH podem ajudá-lo a otimizar a sua contratação flexível e a alinhar o seu fornecimento de talentos com os ciclos de produção. Por exemplo, os serviços de Inhouse da Randstad podem tratar de todo o processo de gestão de recursos humanos contingentes do início ao fim.

O serviços de Inhouse da Randstad são especializados em trabalhar lado a lado com os clientes para analisar os processos de RH e identificar oportunidades de redução de custos. Podemos trabalhar diretamente com as suas equipas de liderança para desenvolver estratégias eficazes de redução de custos.