assistente administrativo

És altamente organizado? Então tornares-te um assistente administrativo é uma escolha de carreira perfeita. Os assistentes administrativos desempenham um papel fundamental no escritório. Desempenham funções de secretariado em todas as indústrias. São responsáveis pela manutenção de registos, marcação de compromissos, e acolhimento de consumidores ou clientes.

empregos como assistente administrativo
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o que é um assistente administrativo?

Como assistente administrativo, prestas apoio geral ao escritório e completas uma série de tarefas administrativas, incluindo marcação de marcações, organização de viagens e preparação de relatórios. As tuas funções são de secretariado. Por conseguinte, podes contar tomar notas em reuniões, atender telefones e supervisionar a logística do escritório. Também colaboras com múltiplos supervisores sobre projetos enquanto supervisionas outros secretários.

Os assistentes administrativos que trabalham em áreas especializadas ou são promovidos ao cargo de assistente administrativo executivo precisam frequentemente de formação ou educação adicional. Nestes cargos, as suas funções excedem as tarefas de secretariado e incluem tarefas logísticas como o reabastecimento do escritório com novos materiais. Nesta função, também enviarás e abrirás o correio e coordenarás diferentes horários. Como assistente administrativo, és uma fonte de informação para o público e o rosto da empresa. Isto requer um elevado nível de profissionalismo e a capacidade de manter a compostura em diferentes circunstâncias e cenários. Também geres e completas relatórios de desempenho sobre outros assistentes administrativos, especialmente se trabalhas para uma grande empresa que tem muitas equipas de colaboradores. Quando a empresa contrata novos funcionários, ajudas com a sua documentação, formação e criação dos seus espaços de trabalho.

Um assistente administrativo gere um calendário complexo para vários gestores e supervisores para nomeações pessoais e reuniões profissionais. O teu papel nesta função também requer a realização de pesquisas específicas do setor e a criação de documentos para as próximas apresentações ou reuniões. As tarefas diárias envolvem a revisão de provas e a preparação de diferentes tipos de relatórios.

Será que trabalhar como assistente administrativo se adequaria às tuas capacidades organizacionais? Então, continua a ler para saberes de que competências e qualificações precisas para prosperar numa função de assistente administrativo. 

assistente-administrativo
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salário médio de um assistente administrativo

O salário de um assistente administrativo depende da sua experiência e qualificações. Segundo a Talent, o salário médio deste tipo de profissional é de 1.067 euros mensais, correspondentes a 12.802 euros anuais. Quando melhoras as tuas aptidões e aumentas a experiência, este valor pode atingir os 15.840 euros anuais, sendo que a maioria dos empregadores paga de acordo com o âmbito do trabalho. Além do salário base, muitos assistentes administrativos recebem outros benefícios, tais como licenças parentais, férias e baixas.  

fatores que influenciam o salário de um assistente administrativo 

A tua remuneração depende do empregador e do teu nível de experiência. Outros fatores que influenciam o teu salário são a educação e as certificações. Os empregadores irão aumentar o teu salário, à medida que vais trazendo mais competências práticas para a empresa, quando tiveres melhores qualificações e aptidões. Com competências adicionais, como capacidades bilingues, ajudas a empresa a lidar melhor com clientes internacionais, e a sua compensação irá refletir as qualificações extra. A localização poderá também afetar as taxas de remuneração. Trabalhar em centros urbanos aumenta as suas perspetivas salariais em comparação com as pequenas cidades. As grandes cidades tens uma maior procura por assistentes administrativos e poderás aproveitar melhores salários.

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tipos de assistentes administrativos

Os tipos de assistentes administrativos incluem:

  • assistentes administrativos legais: como assistente administrativo legal, prestas assistência a advogados e assistentes jurídicos no trabalho administrativo. Arquivarás os documentos dos clientes, realizarás pesquisas e tomarás notas durante as reuniões dos clientes. Recebes também correspondência e envias cartas em nome de advogados.
  • assistentes administrativos executivos: como assistente administrativo executivo, ajudas os gestores de alto nível a cumprir as suas funções. Preparas os seus horários de trabalho, organizas as suas reuniões e rediges atas em reuniões. Outras tarefas administrativas podem incluir a contratação de funcionários e a contabilidade.
  • assistente administrativo do governo local: na qualidade de assistente administrativo do governo local, apoias os departamentos do município ou freguesia. Também ajudas os cidadãos na receção de serviços governamentais.
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trabalhar como assistente administrativo

Trabalhar como assistente administrativo implica ajudares a empresa a assegurar o bom desenvolvimento de todas as operações. Vamos explorar algumas das funções de um assistente administrativo.

descrição do trabalho de assistente administrativo 

Algumas das tarefas de um assistente administrativo:  

  • gerir a documentação da empresa: como assistente administrativo, geres a documentação da empresa. Crias, editas e arquivas documentos de vários departamentos e asseguras que os procedimentos administrativos são concluídos a tempo.
  • concluir o trabalho administrativo e de secretariado: como assistente administrativo, desempenhas funções de escriturário e de secretariado, como o tratamento de chamadas telefónicas, a redação de cartas e a distribuição do correio pelos vários departamentos. Também agendas reuniões e marcações, organizas viagens de negócios e geres agendas para os funcionários com funções de chefia.
  • tarefas de contabilidade: como assistente administrativo, registas as faturas de compras e vendas, preparas demonstrações financeiras e asseguras o rigor dos registos contabilísticos. Também geres as pequenas contas da caixa da empresa.
  • tarefas de recursos humanos: como assistente administrativo, prestas assistência no embarque e no preenchimento da papelada para os novos funcionários. Atualizas os registos da empresa para simplificar o processo de folha de pagamento.
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educação e aptidões

Necessitas das seguintes qualificações educacionais para seres bem sucedido como assistente administrativo:

  • faculdade: um curso universitário transmite os conhecimentos necessários para realizares esta função. Por exemplo, a maioria dos assistentes administrativos possui curso superior em administração de empresas. Outros cursos relacionados com gestão e administração também te darão acesso a este cargo.
  • curso profissional: alguns cursos profissionais, como o de Assistente Administrativo ou Auxiliar Administrativo dão-te a formação necessária para que entres neste setor. 
  • estágio: procurar um estágio profissional na área de administração será uma mais valia para que possas adquirir as competências e os conhecimentos necessários para trabalhares como assistente administrativo. 
  • experiência profissional: deves ter experiência básica de trabalho num escritório para garantires que conquistas um emprego nesta área. Por exemplo, pode tornar-se um estagiário ou assistente administrativo, ou explorar posições de nível básico, como por exemplo, tornares-te um recepcionista.

aptidões e competências 

Algumas das aptidões e competências administrativas necessárias para a função incluem:

 

  • competências técnicas: como assistente administrativo, é necessário que tenhas as competências técnicas para realizares tarefas de introdução de dados, gerires calendários e preparares os relatórios da empresa. É necessário que estejas familiarizado com vários programas informáticos como folhas de cálculo, sistemas de gestão de relações com clientes e balcões virtuais de ajuda. As aptidões técnicas ajudam-te a cumprir as tuas responsabilidades de forma eficiente.
  • capacidades de comunicação: como assistente administrativo, precisas de capacidades de comunicação excecionais. O teu empregador precisa de confiar em ti para seres a voz da empresa no tratamento da relação com os clientes. Deves falar com as pessoas profissionalmente e ter uma atitude amigável e positiva ao falar para os clientes e convidados.
  • capacidades de organização: necessitas de capacidades de organização para cumprires os teus horários e te assegurares de que o escritório está organizado. O teu papel inclui frequentemente a organização de horários, ficheiros e eventos da equipa. Os teus colegas de equipa podem seguir o teu sistema de arquivo no caso de teres boas capacidades de organização. Também irás garantir que não se perdem documentos importantes no escritório.
  • gestão do tempo: uma vez que és um recurso para a maioria dos trabalhadores da empresa, há sempre um alongamento do teu tempo. A gestão do tempo ajuda-te a atribuir e a planear de forma adequada o teu horário para garantires que prestas a assistência necessária a todos os departamentos. Teres esta aptidão também te ajuda a melhorar a produtividade e desempenho no teu trabalho e ajuda a que te tornes um recurso melhor para a tua equipa.
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FAQs

Perguntas frequentes (FAQ’s) sobre trabalhar como assistente administrativo.

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