Definir as regras
O Coronavírus mudou a rotina de todos, forçando a limitação de viagens ao mínimo e a trabalhar em casa. Se, para alguns trabalhadores, especialmente freelancers, o trabalho remoto não é novo, para muitos significa reorganizar completamente os tempos, espaços e formas de trabalho. Os gestores também precisam de se reorganizar para gerir remotamente as suas equipas, para manter a concentração e a produtividade.
A Randstad Professionals, área da Randstad especializada em recrutamento e seleção de cargos médios e superiores, fez uma lista de dez dicas para tornar o trabalho inteligente. "Se bem planeado e gerido, o trabalho remoto gera muitos benefícios para os trabalhadores e as empresas, como um maior empowerment e satisfação do trabalhador, a possibilidade de equilibrar mais facilmente o trabalho e a vida privada e, consequentemente, também um aumento na produtividade - analisa Pia Sgualdino, diretora da Randstad Professionals de Itália- Acima de tudo, há uma mudança de mentalidade que leva as empresas a dar confiança ao trabalhador e avaliá-lo não pelo tempo gasto a trabalhar, mas pelos objetivos e resultados alcançados ".
Primeira regra: definir as regras do Smart Working.
O primeiro passo para o gestor é definir exatamente como organizar o trabalho remoto dos colaboradores. Um plano estruturado que fornece orientações aos trabalhadores, permite perceber o que significa trabalhar de maneira inteligente, quais as ferramentas necessárias, quem entrar em contato para qualquer problema técnico de TI ou acesso a dados e documentos, como manter a comunicação com colegas, superiores, clientes e fornecedores, quais são as horas de trabalho e disponibilidade.
2. Forneça as ferramentas certas: do computador ao telefone, à Internet e também acesso aos documentos
Na maioria dos casos, um computador, um telefone e uma ligação à Internet são suficientes para trabalhar remotamente. Mas, para poder realizar todas as atividades de um dia normal de forma independente, o gestor deve garantir que todos os membros da equipa possam aceder a documentos e software necessários. Além disso, para manter contato com colegas e clientes e colaborar, é útil fornecer ferramentas digitais para conversas, videoconferências, partilha de arquivos, além de instruções e regras para usá-los.
3.Definir os objetivos e resultados
Smart Working não significa apenas poder trabalhar de qualquer lugar e a qualquer momento, mas que o trabalhador individual se torne responsável pelo seu trabalho, para ser avaliado não com base no tempo gasto sentado, mas nos resultados alcançados com base nos objetivos. Uma condição necessária para iniciar qualquer projeto de smart working, no entanto, é definir corretamente esses objetivos, a fim de poder avaliá-los dentro do prazo estabelecido.
4.Planear reuniões de coordenação
As reuniões entre colegas representam momentos para priorizar, atribuir atribuições, avaliar o trabalho realizado, decidir o que mudar e melhorar. Mesmo que todos trabalhem em casa, definir momentos de coordenação, ainda que em formato digital, é fundamental para manter a equipa no "modo de trabalho", sem perder o contato com a evolução dos projetos e atividades de planeamento, como no escritório.
5.Confie e verifique os resultados
Nós devemos nos concentrar no resultado. A solução principal é, portanto, dar aos trabalhadores confiança, estimulando o máximo de envolvimento possível, criatividade e, por sua vez, confiança mútua dos colegas. No entanto, os gestores também são chamados a criar oportunidades de reuniões periódicas para verificar a evolução dos projetos, o respeito aos prazos e os resultados com base nos objetivos definidos.
6.Manter a comunicação entre colegas
Passar de um escritório cheio (e muitas vezes barulhento), onde a comunicação com os colegas é constante, trabalhar sozinho em casa pode ser confuso e desmotivador. Por esse motivo, é muito importante fornecer espaços virtuais de comunicação com outros membros da equipa, trocar opiniões, colaborar, discutir o progresso no trabalho e criar oportunidades de socialização.
7.Manter contato com clientes e fornecedores
Trabalhar em casa não deve desviar a atenção do mercado. Deve continuar informado para aproveitar oportunidades. Mesmo em caso de emergência, é essencial manter um canal de comunicação constante com clientes e fornecedores, usando as mesmas ferramentas digitais que permitem que colabore de maneira inteligente com os seus colegas.
8.Tenha roupas adequadas, o mesmo nível de concentração e profissionalismo
Nos tempos de casa, os espaços e as ferramentas de trabalho mudam, mas o compromisso e o profissionalismo não devem mudar. Pedir um tom e roupas adequados em videoconferências ajuda todos os envolvidos a sentirem-se "no trabalho" e a manter os mesmos níveis de concentração e produtividade. Da mesma forma, é importante ter a mesma abordagem e idioma profissional no escritório com colegas e clientes.
9.Atualize o modelo de trabalho remoto conforme necessário
O trabalho remoto é um modelo de trabalho projetado para ser flexível e se adaptar às diferentes necessidades de trabalhadores e empresas. Mas não existe um modelo único que possa ser replicado rigidamente em todos os setores, empresas e grupos de trabalho. Pode acontecer que o plano de smart work inicialmente pensado não funcione completamente e precise ser repensado ou atualizado. A contribuição da equipa é crucial para torná-la funcional e eficiente. Disponibilize-se para debater com os colaboradores, avalie novas ideias e propostas e tente estruturar o trabalho de tempos em tempos com base nesses feedbacks.
10.Garantir o direito de desconexão
Trabalhar no modo “smart” não significa trabalhar mais ou estar sempre a trabalhar. É importante definir limites de trabalho, disponibilidade e comunicação (e-mails, telefonemas, mensagens), que devem ser aplicados ao gestor e aos seus colaboradores. Não é apenas o equilíbrio entre a vida profissional e privada de todos os membros da equipa que será beneficiado, mas também a satisfação e produtividade.