Etapas do Planeamento de Recursos Humanos: Como Garantir o Sucesso da Sua Equipa

A sua empresa está preocupada em garantir o talento, as competências e as capacidades adequadas, quer para o presente quer para os próximos anos? Se sim, não está sozinho. De acordo com um estudo recente, os líderes empresariais de todo o mundo classificam as preocupações relacionadas com o talento como o seu principal desafio para a próxima década.

O problema para muitas organizações é que estão a lidar com múltiplos desafios relacionados com o talento, incluindo o aumento da procura de competências técnicas, a escassez global de profissionais, o envelhecimento da força de trabalho e um mercado altamente competitivo. A combinação destes desafios tornou difícil para os empregadores atrair e reter o talento de que necessitam para se manterem competitivos.

Uma das melhores formas de a sua organização ultrapassar estes desafios e preparar a sua força de trabalho para o futuro é um processo eficaz de planeamento de recursos humanos. Continue a ler para saber mais sobre o que é o planeamento de recursos humanos e quais as medidas que a sua empresa pode tomar hoje para começar.

Planeamento de recursos humanos

O planeamento de recursos humanos é o processo de avaliação dos conjuntos de competências atuais da organização e das necessidades futuras projectadas, de modo a identificar potenciais lacunas de competências ou mudanças futuras na força de trabalho. Envolve também o desenvolvimento e a implementação de planos de ação sólidos, concebidos para ajudar a colmatar eventuais lacunas de competências e permitir que a organização crie a força de trabalho atual e futura desejada.

A implementação de um processo ativo de planeamento de recursos humanos pode ajudar a colmatar as lacunas de competências, permitindo que a sua organização identifique e responda às suas futuras necessidades de talento antes que estas se agravem. A realidade é que, sem um processo adequado de planeamento de recursos humanos, pode ser muito difícil para os empregadores encontrarem o talento necessário quando a necessidade surge.

Outra vantagem de ter um processo de planeamento de recursos humanos em vigor é que acrescenta um nível de adaptabilidade e flexibilidade à força de trabalho. O planeamento de recursos humanos também pode fornecer à sua empresa informações valiosas sobre o talento atual já existente, para que se possa adaptar rapidamente a quaisquer alterações, se necessário.

Etapas do planeamento de RH

O planeamento de recursos humanos não é uma ação única. Pelo contrário, é um processo contínuo, passo a passo, que deve funcionar em alinhamento direto com os objetivos e metas gerais da sua organização. É importante que a equipa de planeamento seja constituída não só por membros do departamento de RH, mas também por líderes executivos e gestores financeiros e operacionais.

Esta colaboração multifuncional permitirá à sua equipa de planeamento desenvolver uma visão precisa da força de trabalho futura da empresa e implementar planos de ação a nível da empresa que conduzam a resultados.

Segue-se uma análise mais detalhada do processo de planeamento de recursos humanos em cinco etapas.

1. Criar um sentido de urgência

Para que o planeamento de recursos humanos seja bem sucedido, deve ter um compromisso forte e contínuo a todos os níveis da organização. É vital que o departamento de RH, os líderes executivos e os gestores operacionais compreendam a urgência de planear uma força de trabalho para o futuro.

Muitas vezes, cabe ao departamento de RH criar este sentido de urgência, ajudando os outros membros da equipa a compreender os vários desafios de talento enfrentados pela empresa, tais como o mercado de trabalho competitivo de hoje, o envelhecimento da força de trabalho da organização e a crescente falta de competências. Instilar este sentido de urgência é especialmente importante quando se trata da gestão de topo e será necessário para garantir um investimento em recursos e a implementação dos planos de ação. 

Também é importante garantir o compromisso de todos os membros da equipa de planeamento de recursos humanos antes de passar à etapa seguinte.

2. Da estratégia aos recursos humanos

Quando todos compreenderem a necessidade de planear os recursos humanos, pode iniciar-se o processo de fusão da estratégia organizacional com os objetivos de recursos humanos. A equipa deve dedicar algum tempo a responder a perguntas como "Onde é que a empresa quer estar dentro de dois ou três anos?" e "Em que áreas é que a empresa prevê crescimento ou mudança?"

Compreender a visão global e os objetivos futuros da empresa é a base principal para o planeamento de recursos humanos. Por exemplo, se a empresa pretende aumentar a utilização da automatização nos próximos anos, haverá uma maior necessidade de competências técnicas na empresa e uma possível redução da dimensão da força de trabalho.

Ao criar objectivos de recursos humanos, é essencial ter em conta factores quantitativos e qualitativos. Por exemplo, quantos mais gestores serão necessários nos próximos anos (quantitativos), bem como quais as competências específicas de que a empresa necessita atualmente e no futuro (qualitativos). Através deste processo, a sua equipa obterá uma visão clara da força de trabalho atual e futura desejada pela organização.

3. Análise dos recursos humanos

A fase seguinte do processo de planeamento de recursos humanos é a realização de uma análise abrangente da força de trabalho. Esta etapa exige que a sua equipa determine exatamente quais as competências que já existem na empresa, distinga quais os talentos de que a organização ainda necessitará num futuro próximo e quais os que se tornarão obsoletos, e identifique quais as capacidades que ainda são necessárias para o futuro do trabalho.

Ao longo desta fase, é importante obter informações dos líderes da empresa relativamente à direção da empresa, bem como dos gestores operacionais que têm conhecimento direto dos tipos de competências necessárias para as operações diárias. Esta informação permitirá à sua equipa obter uma visão abrangente da força de trabalho atual e futura da empresa.

A forma mais fácil de efetuar esta análise de alto nível é classificar as diferentes competências, capacidades e talentos em vários grupos. Para efeitos de planeamento de recursos humanos, existem sete agrupamentos possíveis, que incluem:

1. players-chave: trabalhadores permanentes de que a organização precisa agora e no futuro
2. potencial inexplorado: trabalhadores permanentes que podem vir a ser necessários no futuro
3. a deslocar: trabalhadores permanentes que podem ter de mudar para outras funções na empresa
4. pessoal essencial atual: trabalhadores permanentes que são essenciais agora, mas que podem deixar de o ser no futuro
5. trabalhadores temporários: trabalhadores de que a organização já não necessitará no futuro
6. mais procurados: competências de que a empresa necessita atualmente e no futuro
7. prospects: competências de que a empresa provavelmente necessitará no futuro

4. A transição

Quando a análise da força de trabalho estiver concluída, é altura de iniciar a fase de transição do processo. Esta é a fase em que a equipa determina quais as intervenções de RH mais eficazes e inicia o processo de implementação.

É fundamental desenvolver intervenções de RH separadas para cada grupo de talentos listado acima. O desenvolvimento de planos de ação únicos para cada tipo de profissional melhorará significativamente os resultados globais. Por exemplo, os planos de mobilidade são ideais para os profissionais cujas competências já não serão necessárias na organização. Por outro lado, um plano de recrutamento sólido pode ajudar a garantir que a sua organização pode adquirir os prospects necessários, tanto agora como no futuro.

Embora seja comum que a equipa de RH assuma a liderança em muitas partes do processo de planeamento de recursos humanos, os gestores operacionais são normalmente responsáveis pela implementação das intervenções de RH. Normalmente, isto faz mais sentido, uma vez que os gestores têm contacto direto com os profissionais.

A comunicação é fundamental no que respeita à implementação. É fundamental que os gestores operacionais não só comuniquem estes planos de ação aos profissionais, como também os incentivem a tirar partido destas oportunidades. O diálogo direto entre gestores e profissionais pode ajudar os seus talentos a perceber a importância de desenvolverem as suas competências e carreiras.

Mais importante ainda, todas as intervenções dos RH devem ser justas e imparciais. Todos os profissionais de um determinado grupo de talentos devem ter acesso às mesmas oportunidades.

5. Integração do plano

Embora o passo final seja a integração do plano na estratégia organizacional, não é o fim do processo de gestão da força de trabalho. Pelo contrário, o planeamento de recursos humanos é um processo circular que deve ser constantemente avaliado e ajustado para satisfazer as necessidades em constante mudança da empresa. Este processo contínuo ajudará a tornar o planeamento de recursos humanos uma função permanente no âmbito da estratégia organizacional.

É durante esta fase que a eficácia dos vários planos de ação pode ser medida e avaliada. Com base nestas avaliações, a sua organização pode fazer alterações a planos de ação específicos ou alterar a forma como estes planos são implementados ao longo do processo.

Para uma análise mais aprofundada da forma como o planeamento da força de trabalho pode preparar a sua organização para o futuro do trabalho, faça download do nosso guia abrangente que detalha o processo de planeamento de recursos humanos.

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