como configurar um processo eficaz de verificação de referências.

Embora muitas empresas tratem a verificação de referências como uma simples formalidade, vale a pena levar o processo a sério. Com o alto custo de contratação de talentos e o impacto negativo de uma má contratação, é essencial obter o máximo de informações possível sobre os candidatos durante a triagem pré-contratação. Mesmo que apenas um em cada 50 candidatos seja filtrado do processo de contratação devido a uma referência negativa, verá um retorno do investimento de tempo que fez ao verificar as referências de todos eles.

Para obter os melhores resultados, é necessário tratar a verificação de referências como algo mais do que a validação de currículos. Neste artigo, abordarei os conceitos básicos do processo de verificação de referências e explicarei algumas das melhores práticas que deve adotar antes, durante e após verificar as referências de um candidato.

antes da verificação de referências — como se preparar.

notifique o candidato antes de verificar as suas referências

Isto acontecerá naturalmente se o candidato não fornecer referências na sua candidatura. Ele será notificado quando você solicitar os detalhes das referências.

No entanto, se já tiver os detalhes de contacto das referências na candidatura do candidato, deve informá-lo de que irá iniciar a verificação de referências. Regulamentos de privacidade como o RGPD significam que os empregadores têm um «interesse legítimo» em lidar com os dados dos candidatos durante a contratação, pelo que o consentimento do candidato não é necessário — e devido ao desequilíbrio de poder entre um empregador e um candidato a emprego, mesmo o consentimento explícito pode não ser suficiente para o cumprimento da lei.

No entanto, se pretender armazenar os dados — por exemplo, para manter o candidato na sua base de dados para futuras oportunidades de emprego — o candidato deve ser notificado. Para aumentar a conformidade, considere adicionar informações sobre o seu processo de verificação de referências à sua política de privacidade. Como sempre, consulte os especialistas para garantir que o seu processo de verificação de referências esteja em total conformidade com os regulamentos relevantes.

Além dos requisitos legais, notificar o candidato antes de verificar as referências também cria uma sensação de confiança e respeito e faz com que a relação entre si e o potencial novo colaborador tenha um bom começo.

certifique-se de que uma das referências seja um ex-gerente

Obter informações de ex-colegas, especialmente se eles trabalharem em estreita colaboração, pode ser muito valioso. Esses colegas provavelmente terão insights valiosos sobre os pontos fortes e as qualidades do candidato que um gestor pode não ter. 

No entanto, o gestor é, em última análise, o responsável por avaliar o desempenho e pode fornecer as melhores informações sobre como o candidato é como colaborador— e não apenas como colega de trabalho. Pouco menos de um quarto dos 76% dos colaboradores do Reino Unido que forneceram referências a um empregador afirmam que as suas referências nunca foram verificadas, possivelmente porque o empregador não viu valor em verificar referências. Ao entrar em contacto com um antigo gestor, é muito mais provável que obtenha informações valiosas que farão a diferença na sua decisão de contratação.

Os antigos gestores também estão em melhor posição para verificar as afirmações do candidato. Ao verificar as referências, deve partir do princípio de que o candidato está a dizer a verdade — mas é um facto que três quartos dos profissionais de RH já detectaram uma mentira numa candidatura a um emprego. Ao confirmar os projetos em que um candidato esteve envolvido ou as suas contribuições para o seu antigo local de trabalho, os gestores são os que melhor sabem. 

não se esqueça de consultar as suas «referências internas»

Em grandes empresas, várias pessoas estão normalmente envolvidas no processo de contratação. Nem todas elas participam nas entrevistas, mas podem ter conhecido o candidato num ambiente mais informal. Ao tentar formar uma imagem do candidato, não se esqueça de pedir a opinião desses colegas. Eles podem fornecer informações e contribuir com novas perspectivas com base nos seus próprios departamentos ou funções.

Antes de se comprometer a contratar alguém, obter esse feedback interno pode garantir que o novo contratado se encaixa na cultura e nos valores da empresa.

decida como conduzir a sua chamada de referência — e-mail, telefone ou videochamada?

Uma ampla gama de soluções no mercado simplifica o processo de verificação de referências com e-mails automatizados. Essas ferramentas de software de verificação de referências enviam solicitações e armazenam feedback automaticamente, sem a necessidade de um verificador humano. Grandes empresas com um fluxo constante de novas contratações podem realmente reduzir a carga administrativa usando ferramentas como essas. No entanto, o e-mail não pode fornecer a profundidade de uma conversa "ao vivo" realizada por telefone, videochamada ou pessoalmente. Uma chamada telefónica ou videochamada é o melhor meio para cargos seniores em funções altamente críticas. 

durante a verificação de referências

quanto tempo demora uma verificação de referências?

O processo de verificação de referências pode demorar uma ou duas semanas, dependendo do número de referências e do tempo que elas demoram a responder. A duração das verificações de referências, sejam elas feitas por telefone ou videochamada, também pode variar. Se quiser fazer mais do que simplesmente confirmar o histórico profissional do candidato, deve reservar algum tempo. No entanto, a conversa não deve ser tão longa que tenha dificuldade em navegar pelas suas notas ou que a referência tenha dificuldade em encontrar tempo. Uma boa regra é reservar uma hora e terminar mais cedo se obtiver respostas para todas as suas perguntas mais rapidamente.

forneça uma descrição precisa do cargo

Não passe diretamente às suas perguntas. Depois de confirmar que está a falar com a pessoa certa, dê-lhe algumas informações sobre a função para a qual está a contratar e as tarefas que o candidato irá desempenhar. Isso ajudará a referência a adaptar as suas respostas às suas necessidades. Também é essencial para obter feedback preciso. Mesmo que o candidato tenha sido um colaborador exemplar na função anterior, não significa necessariamente que seja a melhor escolha para a função para a qual está a contratar.

fique atento a «sinais de alerta»

Na maioria das verificações de referências, a referência dará um feedback positivo. Se os próprios candidatos as escolheram, é improvável que façam críticas severas. No entanto, preste atenção durante a conversa a pequenos detalhes que possam sugerir algo negativo. Se forem significativos, corre o risco de fazer uma má contratação. No entanto, os «sinais de alerta» não devem desqualificar completamente o candidato. Em vez disso, tome nota e converse diretamente com o candidato. Pesquisas com gestores seniores nos EUA mostram que cerca de 34% dos candidatos são removidos da seleção após a verificação de referências, portanto, fique atento a informações que possam torná-los menos atraentes.

após a verificação de referências

compare as conclusões das verificações de referências e entrevistas

Combine as conclusões de todas as verificações de referências e as principais aprendizagens de quaisquer entrevistas com o candidato. Tente obter uma visão geral do candidato e procure padrões. Você vê as mesmas coisas surgindo várias vezes? Se sim, pode valer a pena acompanhá-las com o candidato numa entrevista adicional, especialmente se elas puderem ser vistas como negativas.

tome uma decisão de contratação

Os candidatos sabem que a verificação de referências é normalmente a última etapa do processo de recrutamento antes de uma oferta de emprego ser feita. Portanto, depois de verificar as referências, eles aguardam uma resposta. Poupe-lhes algum stress e cause uma boa impressão, respondendo-lhes o mais rápido possível. Fazer com que esperem muito tempo ou não responder de todo não é apenas indelicado — prejudica gravemente a sua marca do empregador. 

melhore o seu processo de contratação com a nossa lista de verificação de referências

Este artigo deve ter-lhe dado uma estrutura básica para um excelente processo de verificação de referências, mas se quiser mais detalhes, certifique-se de faz o download da nossa lista de verificação em Excel. Ela abrange as etapas principais a seguir ao longo do processo e facilita a delegação e o acompanhamento do progresso de tarefas individuais de verificação de referências. Dê uma vista de olhos e sinta-se à vontade para adaptá-la às necessidades específicas da sua empresa.

Esta é uma versão atualizada de um artigo publicado originalmente em 24 setembro 2022.