O que é o planeamento de recursos humanos e porque é tão importante?

Se a sua empresa, tal como muitas outras em todo o mundo, está preocupada em garantir os talentos de que necessita para navegar com sucesso num mercado cada vez mais competitivo, não está sozinho. De acordo com um inquérito a cerca de 1.500 executivos globais, os desafios relacionados com o talento continuam a ser a principal preocupação para a próxima década. Esta realidade sublinha a importância do planeamento de recursos humanos nas organizações atuais.

A escassez de talentos não é o único desafio que os empregadores enfrentam. O crescente défice de competências, impulsionado pela procura de competências digitais devido ao avanço da automatização e da tecnologia no local de trabalho, tem vindo, também, a preocupar os empregadores. 

Muitos empregadores compreendem agora a necessidade de planear melhor as suas necessidades atuais e futuras em termos de talentos. No entanto, ainda não têm uma visão completa do que isso significa.

Se isto lhe parece familiar, uma das melhores formas que a sua empresa pode utilizar para se posicionar para o sucesso futuro é desenvolver um processo sólido de planeamento de recursos humanos. Criámos este artigo para o ajudar a compreender melhor o que significa exatamente e como pode acrescentar valor à sua empresa. Além disso, fornecemos uma lista de passos práticos que a sua organização pode tomar hoje para criar um modelo viável de planeamento de RH.

O que é o planeamento de recursos humanos?

O planeamento de recursos humanos é o processo contínuo de avaliação das suas necessidades atuais e futuras em termos de talentos, num esforço para identificar lacunas de competências, bem como desenvolver, implementar e monitorizar um plano estruturado de gestão de recursos humanos que satisfaça as necessidades de capital humano da empresa para hoje e para o futuro.

É muito provável que a sua empresa já esteja a realizar algum tipo de planeamento de RH, mesmo que se concentre apenas nas necessidades atuais de talento da empresa. No entanto, para criar e manter uma força de trabalho qualificada para hoje e para o futuro, a sua empresa deve desenvolver um modelo estruturado de planeamento de recursos humanos que envolva a sua equipa de RH, gestores e executivos.

Planeamento operacional vs estratégico dos recursos humanos

O planeamento eficaz envolve planear operacionalmente e estrategicamente. Embora estes dois tipos de modelos de planeamento sejam muito diferentes, ambos são cruciais para o processo global de planeamento de talentos. Antes de começar a planear, é importante compreender estas diferenças.

Planeamento operacional de recursos humanos

O planeamento operacional de recursos humanos envolve a satisfação das necessidades atuais de talentos da empresa. É um processo de planeamento a curto prazo que analisa de perto as operações do dia a dia da empresa, como a programação e o preenchimento de vagas atuais. Este tipo de planeamento é normalmente efetuado pelo departamento de RH e pelos gestores de contratação ou de operações.

Quase todos os empregadores têm algum tipo de processo de planeamento de recursos humanos operacional, uma vez que se trata de um passo necessário no processo de aquisição de talentos. Infelizmente, alguns empregadores confiam apenas num processo informal e menos estruturado de planeamento que pouco contribui para a obtenção de resultados.

Se, no entanto, a sua empresa pretende melhorar os resultados das contratações, deve criar um processo bem desenvolvido para satisfazer as suas necessidades atuais de contratação e gestão da força de trabalho.

Planeamento estratégico de recursos humanos

O planeamento estratégico de recursos humanos, por outro lado, trata de satisfazer as necessidades de talentos a longo prazo da empresa. Envolve a previsão das necessidades futuras de talentos e competências da empresa e o desenvolvimento de um plano para os adquirir nos próximos 2, 3, 5 ou 10 anos. Para que este planeamento estratégico seja eficaz, deve envolver a colaboração entre os RH, o departamento financeiro, os gestores, os executivos e outros intervenientes-chave.

Embora o planeamento estratégico de recursos humanos possa estar ligado ao sucesso empresarial futuro, as estimativas revelam que apenas 40-50% de todos os empregadores têm um plano a longo prazo em vigor. Se a sua empresa não tem um plano estratégico ou se já passou algum tempo desde que este plano foi avaliado, chegou o momento. E de acordo com outro estudo realizado pela HCI, 38% dizem que a sua organização não tem o investimento adequado em tempo, pessoas e dinheiro para apoiar os esforços de planeamento estratégico de recursos humanos (SWP).

Como o planeamento de recursos humanos acrescenta valor à sua organização

É crucial compreender o valor do planeamento de recursos humanos e os benefícios que proporciona à sua empresa. Só através desta compreensão é possível garantir a adesão da sua equipa executiva, o que é fundamental para o sucesso. Há várias maneiras pelas quais o planeamento de recursos humanos pode acrescentar valor real à sua organização, incluindo:

Preparar o futuro

O benefício mais óbvio do planeamento estratégico de recursos humanos é que pode ajudar a preparar a sua empresa para o futuro. Embora nenhum empregador possa prever todos os desafios futuros da força de trabalho, ter um plano estruturado pode ajudar a empresa a mitigar os efeitos de qualquer obstáculo.

Colmatar o défice de competências

De acordo com um estudo recente, 60% dos profissionais de RH afirmam que a sua principal prioridade é desenvolver aptidões e competências cruciais nos seus locais de trabalho. É possível tomar uma série de medidas, incluindo a contratação seletiva, a melhoria de competências (upskilling) e a reciclagem das mesmas (reskilling), para garantir as competências da empresa. No entanto, se estas medidas não forem tomadas em consonância com uma estratégia estruturada, podem revelar-se inúteis. Em vez disso, uma estratégia de planeamento de RH bem desenvolvida pode ajudá-lo a começar a colmatar o défice de competências para hoje e para os próximos anos.

Desenvolver uma estratégia eficaz de planeamento da sucessão

Todos os empregadores devem ter um plano de sucessão para todos os membros-chave da empresa. Alinhar este plano com a sua estratégia global de planeamento de recursos humanos não só criará um processo de transição suave, como também garantirá que a sua empresa está a avançar e a ajustar-se, conforme necessário, a cada transição.

Melhorar a eficiência operacional

As operações comerciais têm um rendimento ótimo quando o equipamento, os fornecimentos, a logística e o talento estão sincronizados. Se uma destas áreas não estiver a funcionar bem, a eficiência operacional é afetada.

Por exemplo, durante a pandemia, a combinação de quarentenas e doenças reduziu a força de trabalho, o que diminuiu as taxas de produção. Para além disso, mesmo as empresas que conseguiram manter um número suficiente de profissionais para manter as taxas de produção elevadas, debateram-se frequentemente com interrupções na cadeia de fornecimento que prejudicaram a sua capacidade de fazer chegar o produto ao consumidor.

Estimular o crescimento do negócio

A realidade é que a gestão de uma empresa sem uma estratégia de planeamento de recursos humanos irá, a dada altura, impedir o crescimento da empresa. Prevê-se que o défice de competências só aumente com o tempo, enquanto a tecnologia continuará certamente a avançar. Sem tomar medidas agora para se preparar para o futuro, a sua empresa poderá não conseguir adquirir o talento e as competências necessárias para avançar.

Poupanças de custos

A existência de um plano estratégico para a força de trabalho pode ajudar a sua empresa a poupar dinheiro de várias formas. Em primeiro lugar, o plano correto permite à sua empresa maximizar a utilização dos seus talentos atuais. Em segundo lugar, através de programas estratégicos de formação e desenvolvimento, a sua empresa pode assegurar algumas das competências emergentes de que necessita, o que pode melhorar significativamente as taxas de retenção. Em terceiro lugar, pode reduzir os custos de contratação, melhorando os seus esforços de recrutamento com base nas necessidades projetadas da sua empresa.

5 Etapas do planeamento de recursos humanos

O planeamento de recursos humanos é um processo estruturado que deve envolver todos os principais intervenientes, incluindo RH, finanças, managers e supervisores e executivos. Este elevado nível de colaboração pode melhorar os resultados globais e garantir que estes resultados estão alinhados com os objetivos da empresa. Abaixo, apresentamos os cinco passos que qualquer modelo eficaz de planeamento de recursos humanos deve seguir:

1. Alinhar o planeamento de recursos humanos com os objetivos da empresa

O primeiro passo do processo de planeamento dos recursos humanos consiste em definir as metas e objetivos gerais da empresa. É importante que toda a equipa de planeamento se reúna e discuta os objetivos a curto e longo prazo da empresa e defina a direção do plano. Considere fatores como, por exemplo, onde é que a empresa quer crescer nos próximos anos, que novos produtos estão a ser lançados e qual é a visão global da empresa para o futuro.

Sem o alinhamento correto, será difícil desenvolver uma estratégia de planeamento de recursos humanos que conduza aos resultados que a sua empresa necessita para garantir as aptidões e competências necessárias para o futuro.

 2. Efetuar uma análise dos recursos humanos

O passo seguinte é efetuar uma análise abrangente dos recursos humanos. Este processo exige que a sua equipa avalie as aptidões e competências atuais no local de trabalho, bem como preveja as necessidades futuras da empresa. Pode determinar as competências atuais avaliando as descrições de funções, reunindo-se com profissionais e gestores e avaliando as várias tarefas no seu local de trabalho. O acompanhamento das tendências e normas emergentes do setor, bem como a realização de pesquisas sobre a concorrência, podem ajudar a sua empresa a compreender melhor as necessidades futuras da empresa.

Uma vez concluída esta análise, é importante comparar os seus atuais atributos de talento, tais como competências, dimensão da força de trabalho e estrutura do local de trabalho, com as necessidades futuras projetadas da empresa. Esta comparação permitirá à sua equipa identificar potenciais lacunas entre os atributos atuais do talento e as necessidades futuras da empresa.

Por exemplo, a análise dos seus profissionais pode revelar que a sua empresa carece significativamente das competências tecnológicas necessárias para o futuro. Por outro lado, pode também mostrar que, devido ao aumento da automatização, a sua força de trabalho global pode ser reduzida em 10% nos próximos cinco anos.

3. Desenvolver um plano de ação

Depois de ter concluído uma análise abrangente dos recursos humanos e identificado quaisquer lacunas de competências ou mudanças previstas na força de trabalho, a sua equipa pode começar a elaborar um plano de ação. Este plano deve abordar o maior número possível de necessidades reveladas na análise dos recursos humanos. Por exemplo, a sua estratégia de planeamento de recursos humanos pode incluir:

• Upskilling ou reskilling
• Desenvolvimento de carreira
• Planeamento de sucessão
• Recrutamento
• Outsourcing
• Reestruturação da empresa

Esta é apenas uma amostra de algumas das estratégias que podem ter de ser incluídas no plano de ação de RH da sua empresa. É importante, no entanto, perceber que cada organização deve desenvolver um plano de ação personalizado que responda às necessidades específicas da mesma.

4. Implementar um plano de ação

A implementação do plano de ação de RH é provavelmente o passo mais difícil do processo de planeamento de recursos humanos. Requer um forte empenho dos seus gestores operacionais, uma vez que são eles que frequentemente têm a tarefa de implementar o plano. Por outro lado, é necessária a adesão da equipa executiva para garantir os recursos, como a tecnologia necessária para desenvolver um plano eficaz.

A comunicação é outro elemento-chave da implementação do plano. Por exemplo, em função do resultado da análise dos recursos humanos, poderá ser necessário comunicar aos profissionais as transições de carreira e os seus recrutadores devem saber exatamente que tipo de candidatos a empresa pretende.

5. Monitorizar, avaliar e ajustar

O planeamento de recursos humanos não é um processo único, mas sim uma prática contínua que deve ser monitorizada, avaliada e ajustada conforme necessário. Durante a primeira fase do processo, devem ter sido definidos objetivos e medidas. Pode agora utilizar várias métricas para medir o sucesso da sua estratégia de planeamento de recursos humanos ou para ajustar o plano atual de modo a satisfazer melhor as necessidades de talento da empresa.

Periodicamente, a sua equipa também terá de rever cada um destes passos para garantir que a sua estratégia está atualizada e é capaz de responder a quaisquer necessidades emergentes de talentos, incluindo novos conjuntos de competências.

O planeamento de recursos humanos é um pilar fundamental para a sustentabilidade e crescimento de qualquer empresa no mercado atual. Ao adotar uma abordagem estratégica e contínua, as organizações não só garantem os talentos necessários para hoje, mas também se preparam para os desafios e oportunidades do futuro.

Faça o download do nosso guia sobre as melhores práticas de planeamento de recursos humanos para saber mais sobre como desenvolver uma estratégia que prepare a sua empresa e os seus talentos para o futuro.