o processo de onboarding, explicado.

A integração é um período crítico para todos os envolvidos. Para os talentos, é o momento em que vêem a realidade do seu novo local de trabalho pela primeira vez, enfrentam a pressão de causar uma boa impressão e aprendem as regras da sua nova função. Para os empregadores, é o momento em que estabelecem as bases para o sucesso a longo prazo e criam um ambiente onde os seus novos contratados podem sentir-se satisfeitos e produtivos.

Com tanto em jogo, o onboarding não deve ser deixado ao acaso. Tal como qualquer outro projeto crítico para a empresa, requer um planeamento e execução cuidadosos em todas as fases - desde a preparação, passando pela implementação e chegando à avaliação.

Os pormenores do processo de onboarding são totalmente diferentes para diferentes funções, empresas e indivíduos. No entanto, a experiência tem demonstrado que dividi-lo nestas quatro fases e planear cuidadosamente cada uma delas é uma forma fiável de tornar o processo de integração mais bem sucedido - e aumentar as hipóteses de uma parceria longa e produtiva com um novo contratado.

1. preparação, ou pré boarding - antes do início do processo de integração de novos colaboradores

Começar um novo emprego pode ser uma experiência assustadora e stressante - por isso, os novos contratados geralmente querem o mínimo de surpresas possível quando chegam ao trabalho no seu primeiro dia. O pré-embarque reduz as surpresas ao mínimo, assegurando que tanto o novo colaborador como o resto da organização estão prontos para o início das partes posteriores do processo de integração de novos colaboradores.

Para além de facilitar o resto do processo de onboarding e de aumentar as suas hipóteses de sucesso, os números sugerem que o pré-boarding é extremamente necessário no mundo de trabalho atual. De acordo com um inquérito sobre a integração de colaboradores e profissionais de RH, realizado pela plataforma de talentos Tal mundo e pela Vlerick Business School da Bélgica, 40% dos colaboradores afirmaram não ter recebido o mínimo de informação necessária antes de começarem a trabalhar e uma proporção semelhante demorou mais de uma semana a receber todo o equipamento e ferramentas básicas do seu posto de trabalho.

Quando esta é a realidade, não é surpreendente que o estudo tenha demonstrado que um processo de pré-embarque bem planeado pode aumentar significativamente a retenção e reduzir drasticamente o número de não-iniciantes - novos contratados que se despedem antes mesmo de começarem. 

Entre outras coisas, esta fase de preparação do processo de integração para novas contratações deve envolver

• Decidir quem participará - o que dependerá da função e do departamento do novo contratado
• Preparar o local de trabalho - encomendar computadores, telefones, ferramentas, artigos de papelaria, etiquetas de acesso e tudo o mais de que o colaborador necessitará para realizar o seu trabalho
• Informar a organização - assegurar que o novo contratado é recebido calorosamente e que encontra o seu lugar na equipa mais rapidamente
• Tratar da parte administrativa - ao tratar de toda a papelada antes de o candidato começar a trabalhar, pode concentrar-se em coisas mais importantes durante a sua primeira semana
• Atualizar o candidato - embora a maior parte das informações essenciais para o emprego sejam partilhadas nas fases posteriores da integração, os candidatos devem receber os conhecimentos relevantes de que necessitam durante a pré-apresentação - tudo, desde uma agenda para a primeira semana e os dados de contacto dos futuros colegas, até informações sobre onde estacionar e como aceder ao local de trabalho no primeiro dia.

Por muito bem planeado e rico em informação que seja o resto do processo de onboarding, o pré-embarque dá o mote para todo o período de apresentação e cria um sentimento positivo para o novo contratado. Por isso, fazer com que se sintam seguros e confiantes antes de começarem a trabalhar e estar disponível para responder às suas perguntas compensa sempre a longo prazo.

2. orientação - conhecer a empresa

A orientação é o início do processo de onboarding presencial. Começa no momento em que o trabalhador chega no seu primeiro dia e pode ser a primeira vez que conhece os seus colegas ou tem a oportunidade de explorar o seu novo local de trabalho. É uma altura de primeiras impressões - e apesar de haver muita informação que precisa de ser transmitida durante a orientação, é importante lembrar que a componente humana é vital. 

De acordo com um estudo da organização de formação de RH HCI, mais de metade das empresas concentram-se apenas nos processos e na papelada durante a orientação. Este tipo de administração é importante, mas preencher formulários e ouvir apresentações intermináveis sobre as políticas da empresa não é uma receita para um elevado envolvimento. Em vez disso, as integrações bem sucedidas centram-se em permitir uma ligação humana, criando oportunidades para o novo contratado conhecer a equipa e a empresa. Durante este período, estes passos são importantes:

• Organize uma reunião de boas-vindas - a primeira semana de trabalho é frequentemente um acontecimento importante na carreira de um novo trabalhador. Marque a ocasião reunindo a equipa e crie espaço para a formação de ligações sociais fora do contexto do trabalho diário.
• Comunicar o essencial com moderação - não há como evitar o facto de que um onboarding eficaz inclui a comunicação de informações sobre as políticas, a cultura e as melhores práticas da empresa. No entanto, não é necessário abordar tudo nos primeiros dias. Distribuir a informação ao longo de várias semanas tornará o processo de onboarding mais envolvente e fará com que seja mais provável que o novo contratado absorva realmente o que está a aprender.
• Definir expectativas - algumas expectativas podem já ter sido definidas durante a pré-apresentação, mas aqui deve esclarecer o que o novo contratado deve esperar da empresa em termos de supervisão, feedback e colaboração. Além disso, explique o que a empresa espera do novo trabalhador quando a integração terminar e o trabalho começar verdadeiramente. Poderá pensar que o novo trabalhador irá perceber estes aspectos automaticamente, mas é importante não o deixar na incerteza.

Através de uma série de reuniões, workshops, apresentações e encontros informais, o período de orientação deve criar um sentimento positivo e fazer com que o novo contratado se sinta confiante em relação ao que os próximos meses lhe reservam.

3. formação - desenvolver as capacidades essenciais para a função

Se a fase de orientação consistia em cimentar o sentimento de pertença do recém-contratado à organização e em partilhar as informações essenciais de que todos os trabalhadores necessitam, a formação centra-se na preparação para as especificidades da sua função. Os pormenores desta fase dependem obviamente do cargo, mas é provável que incluam

• Formação em software e ferramentas relacionadas com a função principal - pode tratar-se de qualquer coisa, desde o software CAD ou o sistema CRM que o empregado vai utilizar, até às caraterísticas de segurança dos empilhadores que vai conduzir.
• Introdução às ferramentas administrativas internas - como o sistema de marcação de tempo livre remunerado ou a intranet da empresa
• Informação sobre processos - onde é que o novo contratado se enquadra na máquina organizacional global, de que outras equipas e departamentos depende e quais dependem dele?

Obviamente, será difícil para os RH conceberem e executarem a fase de formação em si - isto tem de ser feito pelos membros da equipa com as competências necessárias. No entanto, os RH desempenham um papel fundamental ao sublinharem a importância da formação, ao certificarem-se de que esta tem um lugar no processo de onboarding e ao ajudarem os formadores a prepararem-se antes de a formação começar efetivamente.

De todas as etapas do processo de onboarding, a formação é provavelmente a mais importante para o novo contratado. No nosso inquérito Workmonitor 2024 a milhares de trabalhadores em todo o mundo, 72% dos inquiridos consideraram a formação importante para o seu emprego atual. Estas conclusões foram confirmadas por uma sondagem realizada pela Amazon e pela Gallup, na qual 57% dos inquiridos afirmaram estar "muito" ou "extremamente" interessados em formação que aumentasse as suas competências no trabalho. 

É provável que os seus trabalhadores estejam ansiosos por aprender mais e receber a formação de que necessitam para dominarem as suas funções - por isso, assegure-se de que o período de formação é planeado e enfatizado durante o processo de onboarding.

4. integração - tornar-se um verdadeiro membro da equipa

É durante este período de transição que o trabalhador passa de "novo contratado" a uma parte natural da equipa. Muitas vezes, isto acontece lentamente, ao longo de semanas ou meses, à medida que o colaborador adquire uma compreensão profunda da sua função e atinge o seu nível normal de produtividade.

É fácil pensar na integração como um processo natural que virá com o tempo, mas nem sempre é esse o caso. Deve encará-la como parte do processo de onboarding e trabalhar para a tornar o mais simples possível - tal como faria durante as fases de preparação, orientação e onboarding.

Na prática, isto pode significar que os gestores e os RH continuam a interagir com o novo contratado à medida que este progride. Não será necessário reunir-se com a mesma frequência que durante a primeira semana, mas a marcação de reuniões regulares para analisar o estado de integração nas semanas ou meses seguintes ao primeiro dia pode ajudá-lo a resolver quaisquer problemas.

Dedicar algum tempo a garantir que a integração cultural pretendida foi bem sucedida evita problemas antes que eles surjam e pode criar sérias poupanças de custos - os investigadores que escreveram na MIT Sloan Management Review descobriram que as questões culturais da empresa eram 10,4 vezes mais importantes como força motriz do que a compensação para os trabalhadores que deixavam os seus empregos, por isso, com o elevado custo da rotatividade dos trabalhadores, garantir uma adaptação cultural poupa dinheiro.

Esta fase do processo de onboarding é também vital para os RH. O novo contratado já se instalou, mas as suas primeiras semanas de trabalho ainda estão frescas na sua mente - por isso, deve obter feedback sob a forma de inquéritos e entrevistas para saber quais os pontos fortes do seu processo de onboarding e onde podem ser feitas melhorias.

obter a infografia do processo de onboarding

Durante a correria do dia de trabalho e a pressão de contratar novos membros talentosos para a equipa, é fácil esquecer os detalhes do processo de onboarding - especialmente quando se está numa função ocupada numa empresa de pequena ou média dimensão. A nossa infografia divide o processo de onboarding nas suas quatro fases e cria um lembrete visual de como deve ser o seu processo - faça o download e afixe-a na parede do seu escritório antes do seu próximo recrutamento.