Todos nós fomos, a dada altura, novos colaboradores. Lembra-se de como se sentiu no primeiro dia do seu actual emprego? Provavelmente alguma combinação estranha de esperança, nervosismo e excitação. Como empregador é fundamental respeitar esses sentimentos e fazer com que as suas novas contratações se sintam bem-vindas à sua equipa desde o primeiro dia.

O primeiro dia de trabalho de um colaborador marca o tom para o resto do seu emprego e assegura que ele seja capaz de ser produtivo o mais rápido possível. Um processo de recrutamento horrível não só pode afugentar grandes profissionais, como pode levar a erros desnecessários e evitáveis. O primeiro passo é estar preparado e criar um plano de onboarding para cada novo empregado. Abaixo estão algumas formas de ajudar as novas contratações a estabelecerem-se no seu primeiro dia de trabalho, para que possam começar a trabalhar no terreno.

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Tenha o posto de trabalho instalado

Ter o posto de trabalho e os logins dos novos colaboradores operacionais antes de começarem é uma coisa pequena, mas é significativo. A luta de última hora para obter um espaço e um login no computador para um novo colaborador no dia em que começam a trabalhar acrescenta stress que é completamente desnecessário para ambos. Por isso façam um favor a todos e tenham todos os detalhes logísticos planeados com antecedência. Parece mais profissional e diz que se preocupa o suficiente para antecipar a chegada deles.

Evite informação irrelevante

Os novos colaboradores já estão a passar por uma grande mudança de vida no seu primeiro dia de trabalho. Por muito experientes que sejam, cada local de trabalho é diferente, o que significa adaptar-se a um novo ambiente de trabalho e a novas formas de trabalhar. Muitas vezes os empregadores deixam cair baldes de informação sobre os empregados no seu primeiro dia de trabalho. São apresentados a todos no escritório (boa sorte a lembrar todos os nomes!), recebem pacotes de formulários para preencher e vêm dezenas de slides em PowerPoint que os apresentam à empresa. Pode ser demasiado para qualquer pessoa absorver.

Decomponha as políticas da empresa

Ficaria surpreendido com o número de organizações que falham a informar os novos colaboradores de regras e processos que deveriam conhecer. Ser cego por uma política da empresa (ou pior, por uma regra não dita por todos, mas que você parece conhecer) não é um bom sentimento. Se tem processos, regras ou uma forma específica de completar tarefas que precisam de ser respeitadas, os novos colaboradores devem ser informados o mais rapidamente possível, antes de se instalarem na sua própria rotina.

Crie um sistema de acompanhamento

É mais fácil familiarizar-se com um novo local de trabalho quando há um colega de trabalho designado nas proximidades que está disponível para perguntas ou apoio. Melhor ainda, convide o novo colaborador a fazer sombra a outro colaborador mais experiente, para obter a experiência plena e imersiva. Embora ter uma chefia a ensinar os novos funcionários seja um começo, pode ser útil ter alguém, que não seja o seu chefe, disponível. Por mais acessível que seja o seu chefe, pode ser intimidante para os novos funcionários importunar com perguntas intermináveis. Os novos funcionários querem causar uma boa impressão e mostrar que são capazes, por isso muitas vezes evitam fazer perguntas ao seu patrão, mesmo quando não têm a certeza.

Estabeleça expectativas

O início de um novo papel é stressante. Por mais qualificado ou experiente que seja o novo colaborador, cada papel vem com uma curva de aprendizagem para compreender os meandros de um novo local de trabalho. Dê uma visão clara do que é esperado e do que podem contribuir para a sua equipa, especialmente nos seus primeiros dias. Que KPIs é que eles devem saber? Existem determinados processos ou procedimentos que precisam de seguir? Quais são as tarefas de maior prioridade? A quem devem dirigir-se com perguntas? Todas estas coisas são úteis para que os novos colaboradores sejam informados.

Envolva os líderes

Peça aos líderes do seu departamento que deem as boas-vindas aos novos funcionários e se apresentarem nos primeiros dias. Isto demonstra um desejo genuíno de conhecer os colaboradores e de os receber como parte da sua equipa. Também ajuda a quebrar barreiras hierárquicas e a quebrar o estilo de gestão vertical. Forçar os colaboradores a comunicar a cadeia de gestão através do seu líder directo está a tornar-se um estilo de liderança ultrapassado. A apresentação de novos colaboradores a líderes garante que eles têm uma base, e por isso, se precisarem de trabalhar juntos ao longo da linha, já têm uma ligação.

Tê-los a trabalhar em equipa

Uma das melhores formas de ajudar um novo colaborador a integrar-se no seu papel é que ele comece com projectos baseados em equipas. Os projectos de equipa permitem aos novos trabalhadores conhecer os seus colegas, que também podem dar apoio e orientação à medida que o novo colaborador se vai integrando no seu papel. O novo colaborador é capaz de contribuir com as suas competências e conhecimentos sem ser o único responsável pelo sucesso do projecto. Esta é uma boa forma de os introduzir nos seus processos e ajudá-los a ambientarem-se a uma forma de trabalho diferente daquela a que estão habituados.

Incentive as perguntas

Deixem claro desde o primeiro dia que as perguntas são bem-vindas. Os novos funcionários recebem muitas vezes muita informação para processar nos seus primeiros dias. São obrigados a ter perguntas de acompanhamento, ou precisam de alguma informação reiterada. A criação de um ambiente onde as perguntas são encorajadas fará com que os novos colaboradores se sintam à vontade para obter a informação de que necessitam para fazer o seu trabalho da melhor forma possível. 

Peça feedback

O onboarding é uma das partes mais desafiantes do início de um novo emprego. As expectativas e necessidades diferem de empregado para empregado. Não importa o quanto você aperfeiçoa o seu processo de onboarding, há sempre espaço para melhorias. Peça feedback aos novos funcionários, ou se há algo que eles gostariam de ver integrado no onboarding, ou que se sintam incertos sobre. Isto pode ajudá-lo a reforçar o seu processo de onboarding para o próximo funcionário.


fonte: randstad canada