Com os mercados a começarem lentamente a abrir-se, tanto os empregadores como os colaboradores começam a considerar como será o futuro do trabalho.

Estudos mostram que os colaboradores podem nunca estar prontos para voltar ao escritório - pelo menos não a tempo inteiro. De facto, de acordo com um inquérito recente, 73% dos trabalhadores a nível global querem manter a flexibilidade nos seus horários de trabalho. No entanto, 67% destes mesmos trabalhadores estão desejosos de uma maior colaboração presencial com os seus colegas de trabalho.

Embora algumas empresas não estejam de acordo com a ideia de opções permanentes de trabalho à distância, a crescente escassez de mão-de-obra e a mudança nas expetativas dos colaboradores podem não lhes dar outra alternativa. Para muitas organizações, um horário de trabalho híbrido parece ser o compromisso ideal. De facto, um estudo previu que 51% de todos os trabalhadores especializados e 32% da força de trabalho geral em todo o mundo irão trabalhar à distância, pelo menos a tempo parcial, até ao final de 2021.

A realidade é que o trabalho híbrido chegou para ficar, e agora é o momento de assegurar que os seus líderes estão à altura do desafio. Para ajudar nesta transição, criámos este guia para equipar managers, supervisores e líderes executivos com as ferramentas de que necessitam para gerir com sucesso as suas equipas híbridas.

trabalho remoto - híbrido

como aumentar o envolvimento dos colaboradores num ambiente híbrido?

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5 dicas práticas para gerir equipas híbridas

O termo "lead by example" não poderia ser mais importante do que quando se faz a transição para um novo modelo de trabalho. Para preparar os seus líderes para esta mudança para o trabalho híbrido, é importante fornecer-lhes o apoio extra de que necessitam para navegar numa transição suave para toda a força de trabalho. Segue-se uma análise de cinco passos a seguir para o ajudar a gerir uma transição bem-sucedida.

 

1. fornecer orientações

No início da pandemia, os líderes empresariais de todo o mundo foram forçados a passar de um estilo de gestão no local para a supervisão de uma equipa de colaboradores à distância. Agora, muitos destes mesmos líderes estão a ser encarregues de fazer a transição para um modelo de trabalho híbrido. Parece apenas natural que alguns destes líderes estejam relutantes em fazer mais uma mudança na forma como lideram. No entanto, para que um modelo de trabalho híbrido funcione, todos os níveis dentro da sua empresa devem estar integrados.

Felizmente, há algumas coisas que pode fazer para ajudar a facilitar a transição para uma força de trabalho híbrida.

novas políticas de local de trabalho

Pode começar por reexaminar as suas políticas de local de trabalho e fazer ajustamentos para satisfazer as novas exigências de um modelo de trabalho híbrido. Dar aos líderes da sua equipa orientações claras relativas às políticas de local de trabalho, tais como horários de trabalho e requisitos de comunicação, pode ajudá-los com esta transição.

sessões informativas

Uma vez feito o anúncio de trabalho híbrido, reserve algum tempo para agendar uma série de sessões informativas tanto para a administração como para os colaboradores . Isto dará aos seus líderes a oportunidade de discutir as suas metas e objetivos, assim como responder a perguntas sobre a transição.

formação em liderança

Tenha em mente que muitos líderes dentro da empresa passaram anos a desenvolver o seu estilo de gestão no local. Não se pode esperar que estes mudem da noite para o dia. Uma das melhores formas de a sua organização poder ajudar nesta transição é proporcionar formação de liderança especificamente orientada para a gestão de uma força de trabalho híbrida.

Man looking serious, sitting at a kitchen table with tablet.
Man looking serious, sitting at a kitchen table with tablet.

2.  conceber locais de trabalho híbridos

Com a introdução de um novo modelo de trabalho deverá vir também uma reformulação do espaço físico de trabalho. Avalie o ambiente de trabalho atual da sua empresa e determine que mudanças podem ser feitas para criar um ambiente de trabalho pós-pandémico que seja ideal para o trabalho híbrido. Aqui estão alguns fatores a ter em mente ao criar novos ambientes de trabalho.

colaboração

O CEO da Goldman Sachs, David Solomon, disse que o trabalho remoto contínuo "suscita receios sobre o impacto na colaboração". Ele tem razão. Apesar de um aumento de 44% na utilização de ferramentas de colaboração online durante a pandemia, 67% dos colaboradores ainda querem mais colaboração cara a cara.

É crucial compreender este aumento da procura de colaboração, especialmente quando as suas pessoas estão a trabalhar presencialmente. Considere reduzir o número de espaços individuais no escritório. Em vez disso, transforme estas áreas em salas de reunião que estejam equipadas para reuniões in loco ou virtuais. Por exemplo, na Randstad Global, transformámos as estações de trabalho em espaços de reunião.

escritórios descentralizados

A transição para um local de trabalho híbrido pode ajudar a sua empresa a poupar dinheiro através da descentralização dos seus espaços de escritório. De acordo com um estudo recente da McKinsey, as organizações podem poupar até 30% nos custos imobiliários, investindo em espaços de trabalho alternativos. 

As empresas, como a Target, estão a tornar este processo uma realidade. O gigante retalhista anunciou recentemente o encerramento da sua sede de quase um milhão de metros quadrados no centro de Minneapolis e está a transferir os seus 3.500 colaboradores que ali trabalham para vários escritórios satélite. No Reino Unido, o banco, Santander UK, anunciou também o encerramento de escritórios em Manchester Deansgate, London Portman House, Bootle, e Newcastle, para além de mais de 100 sucursais. Os colaboradores afetados irão transitar para alguma forma de trabalho remoto.

segurança quanto à covid-19

A sua empresa também não pode ignorar a ansiedade das pessoas em regressar ao escritório no meio de uma pandemia global. Em vez disso, pode ajudar a aliviar parte deste stress, investindo numa variedade de medidas de saúde e segurança, incluindo protocolos de testes, benefícios de vacinação, estações de trabalho de afastamento social e equipamento de proteção pessoal (EPI), tais como máscaras faciais. Algumas empresas estão mesmo a utilizar tecnologia, como luzes e portas automatizadas, para criar espaços de pouco contacto.

 

3.  manter uma mentalidade empática

À medida que a sua organização se dirige para o território inexplorado da gestão de uma mão-de-obra híbrida, é importante manter uma mentalidade de empatia. Os líderes empresariais não são os únicos a lutar contra as mudanças nas condições de trabalho - o mesmo acontece com os seus colaboradores. Para além disso, muitos trabalhadores estão simultaneamente a lidar com questões da vida, tais como cuidar de pais idosos e/ou crianças em idade escolar.

Os team leaders devem compreender que o desenvolvimento de um local de trabalho híbrido vai levar tempo e alguns ajustamentos serão provavelmente necessários. Há, contudo, várias coisas que a sua empresa pode fazer para minimizar o impacto nas suas pessoas.

construir canais de feedback eficazes

É fundamental desenvolver uma forma eficaz de medir o sentimento dos talentos enquanto se constrói um modelo híbrido. Considere a utilização de vários canais de feedback, incluindo inquéritos e fóruns de colaboradores, bem como o desenvolvimento de um processo para que os mesmos abordem as suas preocupações e desafios.

Os team leaders devem também agendar controlos frequentes para dar aos colaboradores acesso a conversas individuais onde possam discutir tanto os desafios do trabalho como da vida. Uma comunicação consistente com a equipa ajudará os team leaders a avaliar o bem-estar das suas pessoas e a identificar quaisquer problemas que possam estar a enfrentar.



manter a flexibilidade

A empresa com sede na Índia, Infosys, reconheceu que um dos benefícios das opções de trabalho híbrido é a inclusão de mais mulheres no local de trabalho. Este benefício só se concretizará se os líderes da sua equipa mantiverem uma mentalidade de empatia, que permita alguma flexibilidade quando se trata de trabalho à distância.

Uma vez que a construção de um local de trabalho híbrido é um trabalho em curso, os team leaders não devem assumir que compreendem os desafios que os seus colaboradores enfrentam. A realidade é que a pandemia tem estimulado o desejo de um equilíbrio saudável entre a vida profissional e a vida privada. De facto, um estudo recente da Randstad mostrou que 62% dos trabalhadores deixariam o seu posto de trabalho atual por uma posição menos desejável se isso oferecesse maior flexibilidade.

Para eliminar o risco de aumento do turnover, os líderes devem permitir algum nível de flexibilidade no âmbito do horário de trabalho híbrido. Devem também discutir os desafios da vida profissional diretamente com os seus colaboradores antes de tentarem oferecer qualquer tipo de resolução.

reduzir o burnout

Os team leaders devem tomar medidas pró-ativas para evitar o esgotamento dos colaboradores. Comece por reduzir o número de reuniões virtuais realizadas, realizando apenas as reuniões necessárias ao desempenho da equipa. Em vez disso, utilize outras ferramentas de comunicação e gestão do local de trabalho para manter a sua equipa ligada. Além disso, considere a possibilidade de estabelecer períodos de "não perturbar" para impulsionar a produtividade. Por exemplo, o Citigroup tem Zoom-Free Fridays para assegurar que os seus colaboradores tenham pelo menos um dia para se concentrarem exclusivamente em questões individuais de trabalho.

Randstad employer brand photo, internal, people, consultants, branch, branches
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4.  focar na inclusão

Maru Flores, líder da Ford em Colaboração Global e Serviços de Produtividade de Clientes, reconhece que "O essencial de um modelo de local de trabalho híbrido é assegurar que os trabalhadores no escritório e em casa se sintam igualmente conectados com o local de trabalho". O passo mais importante é que os líderes compreendam estes desafios e encontrem formas de criar uma experiência de trabalho igual para os colaboradores remotos e no local de trabalho.

desenvolver canais de comunicação sincronizados

Um dos maiores desafios da inclusão num modelo de trabalho híbrido é a comunicação em equipa. É bastante fácil que as conversas aconteçam no local sem que as informações pertinentes sejam comunicadas aos trabalhadores remotos. Afinal de contas, a comunicação presencial tem sido a forma de trabalho para a maioria dos trabalhadores ao longo de toda a sua carreira. Para superar este desafio, os líderes devem reajustar as suas mentalidades em relação à comunicação no local de trabalho e investir num conjunto de ferramentas digitais que permitam uma comunicação perfeita entre os membros da equipa.

criar espaços de reunião inclusivos

Não importa que tipo de modelo de trabalho híbrido a sua organização desenvolva, há uma forte probabilidade de muitas reuniões incluírem uma mistura de colaboradores à distância e no local. Com esta perspetiva, não deixe de criar espaços de colaboração que sejam ideais para reuniões híbridas.

Por exemplo, a Google criou espaços de ‘campfire meeting’ que incluem uma mistura de assentos e ecrãs num design circular. Os ecrãs são colocados à altura dos olhos para dar a aparência de uma reunião tradicional presencial. Embora a criação de espaços de reunião tão elaborados possa não estar no orçamento da empresa, é importante assegurar que as suas equipas tenham as ferramentas e o equipamento necessários para criar espaços de reunião que promovam a inclusão.

promover o reconhecimento dos trabalhadores

Estudos mostram que os programas de reconhecimento de colaboradores podem produzir taxas de engagement 2.5x mais elevadas. Investir no reconhecimento de talentos ou adaptar o seu programa atual a um modelo de trabalho híbrido pode ser uma ótima forma de apresentar inclusão no local de trabalho. Considere oferecer opções regulares de reconhecimento que estejam ligadas a um programa de benefícios ou acolher reuniões de reconhecimento virtual que envolvam toda a empresa ou departamento.

 

5.  conduzir uma monitorização imparcial do desempenho

Outro desafio do trabalho à distância é a monitorização do desempenho sem mostrar parcialidade aos colaboradores no local. A realidade é que a maioria dos seus líderes têm usado observações diárias para avaliar o desempenho dos colaboradores desde sempre. Com um modelo de trabalho híbrido, estes líderes devem mudar a forma como avaliam o desempenho das pessoas dia sim, dia não. Aqui estão algumas dicas para tornar isto uma realidade.

criar um processo estruturado de revisão do desempenho dos trabalhadores

Estudos realizados no Reino Unido antes da pandemia revelaram que os colaboradores à distância tinham 50% menos probabilidades de conseguir promoções em relação aos trabalhadores presenciais. As empresas que esperam fazer do trabalho híbrido uma opção permanente devem fazer melhor. Comece por criar um processo estruturado de revisão do desempenho dos colaboradores que minimize o elemento do enviesamento, incorporando a utilização de métricas de KPI no local de trabalho juntamente com observações diretas.  

criar confiança entre a administração e os colaboradores

Para que o trabalho híbrido seja bem sucedido, a direção deve manter um nível de confiança com as suas pessoas, especialmente quando estes estão a trabalhar à distância. É impossível micro-gerir à distância enquanto ainda se espera que estes se mantenham produtivos durante o dia. Embora os managers possam expressar preocupação sobre o desempenho dos colaboradores à distância, estudos mostram que os trabalhadores que trabalham a partir de casa são 24% mais produtivos.

Os managers que lutam para criar confiança com a sua equipa podem considerar métodos alternativos para controlar a produtividade dos colaboradores à distância. Por exemplo, uma empresa malaia, a ADA, utiliza um simples formulário Excel para exigir aos trabalhadores que preencham as tabelas de tarefas diárias, de modo a que os managers possam acompanhar o seu progresso quer trabalhem no local quer remotamente.

oferecer feedback regular

Se não tiver cuidado, alguns colaboradores podem sentir-se perdidos entre o trabalho presencial e o remoto. Os líderes podem evitar este sentimento de incerteza entre os membros da equipa, oferecendo feedback com regularidade. Num ambiente de trabalho presencial, o feedback regular ocorre esporadicamente ao longo do dia. No entanto, com trabalho à distância parcial, as oportunidades de ter reuniões aleatórias no local são limitadas, pelo que os seus líderes terão de criar o hábito de fornecer um feedback valioso utilizando outros canais de comunicação.

Tomar medidas pró-ativas para preparar os seus team leaders para a mudança para um local de trabalho híbrido pode contribuir bastante para assegurar uma transição sem problemas para a força de trabalho em geral.  Descarregue o nosso mini-guia para saber quais são as medidas que pode tomar para impulsionar o engagement num local de trabalho híbrido.

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