<p>Hoje em dia, são muitas as ferramentas ao dispor das organizações para comunicar com os seus colaboradores. Mas nem todas são eficazes. Sabia, por exemplo, que o e-mail é um dos maiores “assassinos” de produtividade? Cerca de 23% do tempo de um colaborador é gasto com eles. Certo é que a comunicação interna é fundamental para assegurar o alinhamento e motivação.</p>
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<p>Nas empresas de maior dimensão, assegurar que a mensagem que se quer transmitir chega a todos os colaboradores, de forma coesa e homogénea, mas, ao mesmo tempo, personalizada, pode ser um grande desafio.  Com isto em mente, a DeskAlerts, uma empresa de desenvolvimento software de comunicação interna, partilhou nove dicas baseadas nas práticas de grandes organizações, que vão ajudar a dar uma resposta eficaz a este desafio.</p>
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<p>1.Ter uma estratégia de comunicação interna</p>
<p>Comunicar com milhares de pessoas sem uma estratégia não é eficaz. É necessário definir para quem se vai comunicar, quando vai se comunicar, o que se vai dizer, com que frequência se vão entregar mensagens-chave, quem vai dirigir a campanha de comunicação e que canais vão ser implementados para divulgar essas mensagens.</p>
<p>Também são necessárias ferramentas de avaliação da estratégia, para saber se a comunicação está a funcionar como esperado.</p>
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<p>2. Repensar as ferramentas de comunicação interna</p>
<p>É provável que as grandes organizações tenham equipas com membros em diferentes escritórios, fusos horários, ou até mesmo colaboradores remotos, que precisam de colaborar em projectos e comunicar de maneira eficiente para fazer isso. Essas organizações têm de garantir que os seus colaboradores têm acesso a ferramentas de gestão de projectos, como aplicações de mensagens e de partilha de documentos, e incentivar mais o uso de videoconferência.</p>
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<p>3. Incentivar os colaboradores a enviar menos e-mails</p>
<p>Actualmente, o e-mail é um dos maiores “assassinos” de produtividade. Cerca de 23% do tempo de um colaborador é gasto com eles. São muitos os emails recebidos por dia e alguns deles não são sequer abertos ou lidos. Este é, naturalmente, um problema para as comunicações internas porque assuntos importantes podem ficar “perdidos”. Assim, algumas organizações já começaram a aplicar políticas de “zero emails internos”.</p>
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<p>4. Fornecer soluções de partilha de conhecimento</p>
<p>De acordo com estatísticas da International Data Corp, as empresas da Fortune 500 perdem cerca de  28,09 bilhões de euros por ano por não partilharem o conhecimento de maneira eficaz. Estas empresas estão a investir em sistemas de gestão de conhecimento e a incentivar os seus colaboradores a usar mais a comunicação cara a cara para partilhar informações.</p>
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<p>5. Apostar no digital</p>
<p>Pode ser surpreendente, mas, nos dias de hoje, ainda há muitas organizações, que insistem em usar o papel. Mas se as informações importantes da empresa para os colaboradores forem baseadas em papel, como políticas, procedimentos e manuais, não é tão fácil encontrar e partilhar, como seria se fossem adoptadas soluções digitais. Uma pesquisa da McKinsey mostra que muitas empresas chegam mesmo a perder até metade de sua receita anual e um terço do crescimento dos seus lucros para concorrentes que adoptam a tecnologia digital.</p>
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<p>6. Apostar em redes sociais corporativas</p>
<p>As plataformas de redes sociais corporativas funcionam como as redes sociais tradicionais, mas são usados ​​para que os colaboradores de uma organização possam partilhar informações com os colegas. As ferramentas incluem o feed de notícias do Facebook Workplace, Yammer, Slack ou SharePoint.</p>
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<p>7. Integração de branding e storytelling de comunicações internas e externas</p>
<p>As organizações experientes mantêm o mesmo registo, quer estejam a comunicar com colaboradores ou com clientes. Além disso, os colaboradores devem sempre ter conhecimento das notícias elevantes, antes de serem divulgadas ao público em geral.</p>
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<p>8. Usar o vídeo de forma mais eficaz</p>
<p>Além da videoconferência ser uma melhor opção do que os e-mails, o vídeo pode também pode ajudar a promover a comunicação interna. Por exemplo, os hosting webinars (seminários pela internet), em que os colaboradores podem participar e ouvir as mesmas informações, ao mesmo tempo, são uma excelente forma de garantir a consistência no envio de mensagens e na partilha de informações em toda a organização.</p>
<p>Usar vídeo para gravar eventos ou reuniões e torná-los acessíveis a todos é outra maneira de melhorar a partilha de informações. Não só é uma óptima ferramenta de comunicação interna, como pode ser usada como ferramenta de aprendizagem e desenvolvimento, além de tornar as reuniões mais transparentes.</p>
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<p>9. Não ter medo de inovar</p>
<p>Se os métodos tradicionais de comunicação não resultam, é importante pensar fora da caixa e experimentar algo novo. Procurar e investir em novas soluções de comunicação interna ajuda as organizações a serem ágeis.</p>