12 dicas para ser produtivo a trabalhar a partir de casa

Como melhorar a produtividade no trabalho remoto

O trabalho a partir de casa tornou-se uma realidade comum para muitos profissionais e empresas. Seja em regime de teletrabalho, trabalho remoto ou modelo híbrido, manter a produtividade fora do escritório exige rotina, foco, comunicação clara e uma boa gestão do tempo.

Assim, partilhamos alguns truques para ser produtivo a trabalhar a partir de casa e para gerir com sucesso equipas remotas.

No site da Forbes, Lelia Gowland, revela cinco estratégias importantes para facilitar a transição para o trabalho remoto e que «ajudam a preservar a sanidade mental».

12 dicas para trabalhar em casa com mais produtividade

1 – Definam como trabalham melhor e peçam ajuda

O que sabem sobre o que vos trabalhar melhor? Como podem incorporar isso na vossa nova vida a trabalhar em casa? Muitas pessoas temem o isolamento social. Evitar isto pode exigir ser pró-activo e depender mais da tecnologia virtual. Defina o seu horário de trabalho, e programe telefonemas ou sessões de vídeo com colegas e amigos ao longo do dia.

À medida que identificam o que é mais importante, peçam apoio. Pensem com quem podem partilhar as vossas inquietações e estratégias, quer seja com supervisores, colegas, companheiros de casa ou amigos. 

2 – Criem um espaço de trabalho e desenvolvam uma rotina

Quando nos encontramos em tempos incertos, é normal desejar alguma normalidade. E podemos criá-la. Mesmo que seja num apartamento pequeno, podemos designar um espaço na mesa de jantar só para trabalhar. É importante, pelo mesmo motivo que especialistas sugerem que se limite o quarto ao sono e ao relaxamento, para que as nossas mentes e corpos o associem a apenas essas actividades.

É particularmente importante ter um espaço específico se usarem videoconferência. Encontre um local onde sabem que a luz, o wi-fi e a bateria serão adequados (e que não têm acidentalmente roupa espalhada pelo chão em segundo plano).

E resista à tentação de ficar de pijama o dia todo. Levantem-se e  arranjem-se como se fossem sair de casa. Embora possa usar vestuário mais confortável, o processo de tomar um banho e preparar para o dia como se fosse sair ajuda-a a mentalizar-se para trabalhar.

3. Partilhe o seu contexto com a equipa

Com as escolas fechadas, naturalmente vão ter que lidar com outras responsabilidades durante o dia de trabalho. Adaptem-se às situações à medida que elas surgem. Algo tão simples como uma entrega de compras pode causar disrupção. Assim, antes de darem início a uma colaboração ou a uma reunião virtual, perguntem se o momento é oportuno. Este novo panorama pode ser uma oportunidade para mostrar compaixão pelos outros e reconhecer toda a humanidade dos colegas.

4. Organize a gestão de tempo

Existe receio que as distracções da vida diária interfiram no trabalho. Mas é possível conseguir um equilíbrio. Não se preocupem se tiverem que lavar a roupa ou tirar a louça da máquina. Se estivessem no escritório, teriam pessoas a interromper-vos. Sairiam para beber café ou almoçar. Não farão isso em casa, por isso se tirarem 15 minutos para uma tarefa doméstica, qual é o problema? O tempo é o mesmo. Por outro lado, todo o país está na mesma situação.

Em alternativa, se sabem que têm dificuldade em serem produtivos sem responsabilização, criem mecanismos de apoio para assegurarem que não se distraem. As aplicações de gestão de tempo como o Tomato Timer podem ajudar a trabalhar em blocos e fazer pausas regulares.

5. Seja flexível e mantenha empatia

O coronavírus criou uma paisagem totalmente nova, e todos se estão a ajustar. Não sabemos quanto tempo irá durar ou o que o futuro nos reserva. Pode ser assustador. Estamos todos sob um enorme stress, sem sabermos o que irá acontecer às nossas rotinas, às nossas finanças, ou às pessoas que nos são mais próximas.

É provável que todos aqueles de quem gostamos estejam a passar por uma versão disto. É a altura certa para criar uma ligação. É a altura certa para termos mais compaixão.

6. Faça check-ins regulares com a equipa

Sempre que possível, isto deve ser feito individualmente e frente a frente por vídeo. As conversas por telefone ou e-mail têm as suas limitações. A vossa equipa precisa de vocês e vocês precisam de a ver. Felizmente, a tecnologia disponível actualmente torna isto relativamente fácil. E deve ser feito todos os dias. O objectivo é simples – definir as prioridades e oferecer o feedback e os recursos de que os membros da equipa precisam.

7. Comunique de forma clara e frequente

É provavelmente evidente que devem ter comunicações regulares com a vossa equipa. Uma das coisas mais difíceis de trabalhar a partir de casa, principalmente se as pessoas estão habituadas a um ambiente de escritório, é a sensação de solidão. Isto é particularmente verdade tendo em conta que muitas pessoas estão obrigadas a isolamento social.

8. Tire partido das ferramentas digitais

Como gestores, o vosso trabalho é manter a equipa interligada. As ferramentas de comunicação são uma forma simples de manter todos envolvidos. Embora os e-mails e as mensagens de texto possam ser uma solução a curto prazo, ferramentas como o Microsoft Teams é mais adequada para a colaboração e a comunicação. Algumas destas ferramentas de colaboração estão disponíveis gratuitamente neste momento.

9. Defina expectativas, prioridades e objetivos

Ajudem a equipa a perceber o que deve fazer e criem expectativas realistas para o seu trabalho. A propósito, “gerir expectativas” também se aplica a vocês como gestores. Organizem-se e às vossas equipas, definindo claramente as tarefas e as razões por detrás delas, e ajudem a equipa a compreender exactamente como irão quantificar o sucesso. Isto significa definir o alcance, os prazos e os objectivos de cada tarefa ou projecto em que a equipa está a trabalhar. 

10. Foque-se nos resultados, não apenas nas horas trabalhadas

Não é possível gerir todos os aspectos do trabalho feito por uma equipa remota. Não devem tentar gerir todos os aspectos do trabalho da equipa, principalmente quando a equipa está distribuída por diferentes locais. Em vez de se concentrarem na actividade ou nas horas trabalhadas, concentrem-se nos resultados e avaliem a equipa em conformidade.

11. Garanta que a equipa tem as ferramentas certas

Certifiquem-se de que as vossas equipas têm a tecnologia necessária para fazerem o seu trabalho. Se subitamente têm uma equipa de colaboradores remotos, isso significa que provavelmente precisam de ferramentas como portáteis, software, aparelhos móveis ou até uma boa ligação à internet. Não devem presumir que todos possuem estas ferramentas, e é vossa responsabilidade, como gestores, certificarem-se de que as têm.

 12. Seja flexível na gestão da equipa

Devem compreender que, principalmente no ambiente actual, a equipa tem muito em que pensar. Não é uma desculpa para não fazer as coisas, mas é uma razão para repensar o que significa realmente produtividade. Trabalhar oito horas seguidas não é válido. As horas de trabalho regulares provavelmente também já não são válidas para muitas pessoas. Em vez disso, confiem nos membros da vossa equipa e dêem-lhes liberdade e flexibilidade para trabalharem no horário que mais os ajuda a serem produtivos. A longo prazo acaba por beneficiar a equipa.