dicas de liderança para gerir um local de trabalho híbrido

Como será o futuro do trabalho? Presencial, à distância ou híbrido?

A realidade é que o trabalho híbrido veio para ficar e agora é altura de garantir que os seus líderes estão preparados para o desafio. Neste artigo, vamos explorar a forma como os gestores, supervisores e líderes executivos podem fazer uma transição sem problemas do trabalho presencial para o trabalho híbrido.

Os estudos mostram que os trabalhadores podem nunca estar prontos para regressar ao escritório - pelo menos não a tempo inteiro. De facto, de acordo com um inquérito recente, cerca de 2 em cada 5 trabalhadores insistem firmemente em trabalhar a partir de casa, enquanto um número semelhante consideraria despedir-se se fosse forçado a aumentar a sua presença no escritório.

Embora o trabalho totalmente remoto tenha diminuído desde o seu pico em 2021, o trabalho híbrido mantém uma presença constante. Dado que 41% dos trabalhadores praticam o modelo de trabalho remoto em diferentes graus, é imperativo que os empregadores facilitem o trabalho híbrido sempre que possível. Claramente, os números atuais sugerem que a força de trabalho híbrida está firmemente estabelecida.

5 dicas práticas para gerir uma força de trabalho híbrida

A expressão "liderar pelo exemplo" não podia ser mais importante do que na transição para um novo modelo de trabalho. Para preparar os seus líderes para esta mudança para o trabalho híbrido, é importante fornecer-lhes o apoio adicional de que necessitam para efetuar uma transição suave para toda a força de trabalho. Abaixo, apresentamos cinco passos práticos para o ajudar a gerir uma transição bem sucedida.

1. fornecer orientações

No início da pandemia, os líderes empresariais de todo o mundo foram forçados a fazer a transição de um estilo de gestão presencial para a supervisão de uma equipa de trabalhadores remotos. Agora, muitos desses mesmos líderes estão a ser incumbidos de fazer a transição para um modelo de trabalho híbrido. Parece natural que alguns desses líderes estejam relutantes em fazer mais uma mudança na sua forma de liderar. No entanto, para que um modelo de trabalho híbrido funcione, todos os níveis da sua empresa devem estar envolvidos.

Felizmente, há algumas coisas que pode fazer para ajudar a tornar a transição para uma força de trabalho híbrida e remota mais fácil de gerir para os seus líderes.

novas políticas no local de trabalho

Pode começar por reexaminar as suas políticas de local de trabalho e fazer ajustes para satisfazer as novas procuras de um modelo de trabalho híbrido. Fornecer aos chefes de equipa orientações claras relativas às políticas do local de trabalho, tais como horas de trabalho e requisitos de comunicação, pode ajudá-los nesta transição.

sessões informativas

Uma vez anunciado o trabalho híbrido, é necessário agendar uma série de sessões informativas para a direção e para os trabalhadores. Isto dará aos líderes da sua organização a oportunidade de discutir as suas metas e objetivos, bem como de responder a perguntas sobre a transição.

formação em liderança

Não se esqueça de que muitos chefes de equipa da empresa passaram anos a desenvolver o seu estilo de gestão presencial. Não se pode esperar que estes líderes mudem de um dia para o outro. Uma das melhores formas de a sua organização ajudar nesta transição é proporcionar formação em liderança especificamente orientada para a gestão de uma força de trabalho híbrida.

2. conceber locais de trabalho híbridos

Com a introdução de um novo modelo de trabalho, deve também haver uma reformulação do espaço físico de trabalho. Avalie o atual ambiente de trabalho da sua empresa e determine que alterações podem ser feitas para criar um ambiente de trabalho ideal para o trabalho híbrido. Eis alguns fatores a ter em conta ao criar novos espaços.

colaboração

O diretor executivo da Goldman Sachs, David Solomon, afirmou que a continuação do trabalho remoto "suscita receios quanto ao impacto na colaboração". Ele tem razão. Apesar de um aumento de 44% na utilização de ferramentas de colaboração online durante a pandemia, 67% dos trabalhadores continuam a querer mais colaboração presencial. 

É crucial compreender esta procura crescente de trabalho em equipa, especialmente quando os seus trabalhadores estão a trabalhar presencialmente. Pense em reduzir o número de espaços de escritório individuais. Em vez disso, transforme essas áreas em salas de reuniões equipadas para reuniões presenciais ou virtuais. Por exemplo, na Randstad Global, transformámos postos de trabalho em espaços de reunião.

gabinetes descentralizados

A transição para uma força de trabalho híbrida pode ajudar a sua empresa a poupar dinheiro através da descentralização dos seus espaços de escritório. De acordo com um estudo da McKinsey, as organizações podem poupar até 30% nos custos imobiliários se investirem em espaços de trabalho alternativos. 

Empresas como a Target tornaram este processo uma realidade. O gigante retalhista fechou recentemente a sua sede de quase um milhão de metros quadrados no centro de Minneapolis e transferiu os seus 3.500 trabalhadores que aí trabalhavam para vários escritórios satélite. No Reino Unido, o banco Santander UK também encerrou escritórios em Manchester Deansgate, London Portman House, Bootle e Newcastle, para além de mais de 100 sucursais. Os trabalhadores afetados passaram a trabalhar à distância.

3. manter uma mentalidade de empatia em primeiro lugar

À medida que a sua organização entra no território desconhecido da gestão de uma força de trabalho híbrida, é importante manter uma mentalidade empática. Os líderes empresariais não são os únicos a debater-se com as mudanças nas condições de trabalho - os seus trabalhadores também o fazem. Para além disso, muitos profissionais estão a lidar simultaneamente com questões da vida, como cuidar de pais idosos e educar os filhos em casa.

Os chefes de equipa devem compreender que o desenvolvimento de um local de trabalho híbrido vai levar tempo e que provavelmente serão necessários alguns ajustes. Há, no entanto, várias coisas que a sua empresa pode fazer para minimizar o impacto nos seus trabalhadores.

criar canais de feedback eficazes

É fundamental desenvolver uma forma eficaz de medir o sentimento dos trabalhadores ao criar um modelo híbrido. Considere a utilização de vários canais de feedback, incluindo inquéritos e fóruns de trabalhadores, bem como o desenvolvimento de um processo para os seus profissionais abordarem as suas preocupações e desafios.

Os chefes de equipa também devem agendar reuniões frequentes para dar aos trabalhadores acesso a conversas individuais onde possam discutir os desafios do trabalho e da vida. Uma comunicação consistente com a equipa ajudará os chefes de equipa a avaliar o bem-estar dos trabalhadores e a identificar quaisquer problemas que possam ter.

manter a flexibilidade

A empresa indiana Infosys reconheceu que um dos benefícios das opções de trabalho híbrido é a inclusão de mais mulheres no local de trabalho. Este benefício só será válido se os líderes da sua equipa mantiverem uma mentalidade de empatia que permita alguma flexibilidade no que diz respeito ao trabalho remoto.

Uma vez que a construção de um local de trabalho híbrido é um trabalho em curso, os líderes de equipa não devem assumir que compreendem os desafios que os seus trabalhadores enfrentam. A realidade é que a pandemia estimulou o desejo de um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal. De facto, um estudo recente da Randstad revelou que 39% dos trabalhadores considerariam deixar o seu emprego atual na procura de um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. 

Para eliminar o risco de aumento da rotatividade, os líderes devem permitir algum nível de flexibilidade no âmbito do horário de trabalho híbrido. Os líderes também devem discutir os desafios da vida profissional e pessoal diretamente com os trabalhadores antes de tentarem oferecer qualquer tipo de solução.

reduzir o burnout

Os chefes de equipa devem tomar medidas proativas para evitar o burnout dos trabalhadores. Comece por reduzir o número de reuniões virtuais realizadas, realizando apenas as reuniões necessárias para o desempenho da equipa. Em vez disso, utilize outras ferramentas de comunicação e de gestão do local de trabalho para manter a sua equipa conectada. Além disso, considere a possibilidade de definir horários de "não incomodar" para a sua equipa, a fim de incentivar a produtividade sem perturbações. Por exemplo, o Citigroup tem as sextas-feiras sem zoom para garantir que os seus trabalhadores têm pelo menos um dia para se concentrarem apenas em questões de trabalho individuais.

4. ênfase na inclusão

Maru Flores, líder dos Serviços Globais de Colaboração e Produtividade do Cliente na Ford, reconhece que "o principal aspeto de um modelo de local de trabalho híbrido é garantir que os trabalhadores no escritório e em casa se sintam igualmente ligados ao local de trabalho". No entanto, manter a inclusão numa força de trabalho híbrida pode ser um grande desafio. O passo mais importante é que os líderes compreendam estes desafios e encontrem formas de criar uma experiência de trabalho igual tanto para os trabalhadores remotos como para os que estão no local de trabalho.

desenvolver canais de comunicação sincronizados

Um dos maiores desafios da inclusão num modelo de trabalho híbrido é a comunicação da equipa. É muito fácil que as conversas aconteçam presencialmente sem que a informação pertinente seja comunicada aos trabalhadores remotos. Afinal de contas, a comunicação presencial tem sido a forma de trabalho durante toda a carreira da maioria dos trabalhadores. Para ultrapassar este desafio, os líderes têm de reajustar as suas mentalidades relativamente à comunicação no local de trabalho e investir num conjunto de ferramentas digitais que permitam uma comunicação perfeita entre os membros da equipa.

criar espaços de reunião inclusivos

Independentemente do tipo de modelo de trabalho híbrido que a sua organização desenvolva, existe uma forte probabilidade de muitas reuniões incluírem uma mistura de trabalhadores remotos e presenciais. Com esta expectativa, certifique-se de que cria espaços de colaboração ideais para reuniões híbridas.

Por exemplo, a Google criou espaços de “campfire meetings” ("reuniões à volta da fogueira") que incluem uma mistura de assentos e ecrãs num design circular. Os ecrãs são colocados perto do nível dos olhos para dar a aparência de uma reunião presencial tradicional. Embora a criação de espaços de reunião tão elaborados possa não fazer parte do orçamento da empresa, é importante garantir que as suas equipas dispõem das ferramentas e do equipamento necessários para criar espaços de reunião que promovam a inclusão.

promover o reconhecimento dos trabalhadores

Estudos mostram que os programas de reconhecimento dos colaboradores podem produzir taxas de envolvimento 2,5 vezes mais elevadas. Investir no reconhecimento dos colaboradores ou adaptar o seu programa atual a um modelo de trabalho híbrido pode ser uma excelente forma de demonstrar a inclusão no local de trabalho. Considere oferecer opções de reconhecimento regulares que estejam ligadas a um programa de benefícios ou organizar reuniões de reconhecimento virtuais que envolvam toda a empresa ou departamento.

5. efetuar um controlo imparcial do desempenho

Outro desafio do trabalho remoto é monitorizar o desempenho dos trabalhadores sem mostrar preconceitos em relação aos trabalhadores presenciais. A realidade é que a maioria dos seus líderes tem vindo a utilizar observações diárias para avaliar o desempenho dos trabalhadores desde sempre. Com um modelo de trabalho híbrido, estes líderes têm de mudar a forma como avaliam o desempenho dos trabalhadores, dia após dia. Eis algumas dicas para tornar isto uma realidade.

criar um processo estruturado de avaliação do desempenho dos trabalhadores

Estudos realizados no Reino Unido antes da pandemia revelaram que os trabalhadores remotos tinham 50% menos probabilidades de serem promovidos do que os trabalhadores presenciais. As empresas que pretendem tornar o trabalho híbrido numa opção permanente têm de fazer melhor. Comece por criar um processo estruturado de avaliação do desempenho dos trabalhadores que minimize o elemento de parcialidade, incorporando a utilização de métricas de KPI no local de trabalho juntamente com observações diretas.  

criar confiança entre a direção e os trabalhadores

Para que o trabalho híbrido seja bem sucedido, a gestão deve manter o nível de confiança com os seus trabalhadores, especialmente quando estes estão a trabalhar remotamente. É impossível microgerir os trabalhadores remotos e esperar que continuem a ser produtivos durante o dia. Embora os gestores possam expressar preocupação relativamente ao desempenho dos trabalhadores remotos, os estudos mostram que os trabalhadores que trabalham a partir de casa são 24% mais produtivos. 

Os gestores com dificuldades em criar confiança com a sua equipa podem considerar métodos alternativos para acompanhar a produtividade dos trabalhadores remotos. Por exemplo, uma empresa da Malásia, a ADA, utiliza um simples formulário Excel para exigir que os trabalhadores preencham gráficos de tarefas diárias, para que os gestores possam acompanhar o seu progresso, quer estejam a trabalhar presencialmente ou à distância.

dar feedback regular

Se não tiver cuidado, alguns trabalhadores podem sentir-se perdidos na confusão entre o trabalho presencial e o trabalho remoto. Os líderes podem evitar este sentimento de incerteza entre os membros da equipa oferecendo feedback com regularidade. Num ambiente de trabalho presencial, o feedback regular ocorre esporadicamente ao longo do dia. No entanto, com o trabalho parcialmente remoto, as oportunidades de realizar reuniões presenciais aleatórias são limitadas, pelo que os seus líderes terão de criar o hábito de fornecer feedback valioso utilizando outros canais de comunicação.

Tomar medidas proativas para preparar os seus líderes de equipa para a mudança para um local de trabalho híbrido pode contribuir muito para garantir uma transição sem problemas para a força de trabalho em geral. Faça download do nosso mini-guia para saber quais são as medidas que pode tomar para aumentar o envolvimento numa força de trabalho híbrida.

Esta é uma versão atualizada de um artigo originalmente publicado em 16 de novembro de 2022.