7 conselhos para um bom funcionamento de um local de trabalho híbrido

Não há como negar que o impacto da pandemia no local de trabalho obrigou muitos de nós a repensar os nossos actuais modelos de trabalho. Mesmo com muitos trabalhadores já a trabalhar remotamente, a nossa sede da Randstad nos Países Baixos teve de fazer a transição para um modelo de trabalho totalmente remoto. 

Quando os nossos escritórios começaram a reabrir, tornou-se claro que um modelo de trabalho híbrido era o preferido dos nossos trabalhadores. Este desejo de maior flexibilidade está de acordo com os resultados do nosso inquérito Workmonitor.

Este estudo mostra que um em cada três trabalhadores acredita que um modelo de trabalho híbrido é a forma de trabalho mais ideal. Além disso, quase um em cada quatro trabalhadores deseja horários de trabalho flexíveis.  

Nesta altura, iniciámos a jornada de construção de um local de trabalho híbrido que se alinha com a cultura da nossa empresa e permite aos nossos trabalhadores darem o seu melhor. Aqui está um resumo do que aprendemos até agora. 

1.Centrar-se no melhor de si do trabalhador

Como líder de RH na Randstad, concentro-me em criar um local de trabalho que permita a todos os trabalhadores darem o seu melhor. Este princípio base reflete a nossa cultura e a crença de que dar o nosso melhor eleva a experiência de clientes, candidatos e trabalhadores.

Durante a pandemia, mantivemos um forte enfoque na "melhor forma de estar" e continuámos a fazê-lo à medida que passámos para um modelo híbrido. Sabíamos que este processo levaria tempo e que só seria possível com o contributo dos nossos colaboradores desde o início.

Ao compreendermos melhor as necessidades dos colaboradores, conseguimos agir para criar um ambiente onde possam dar o seu melhor — em casa ou no escritório.

Ajustámos o pacote de compensação com benefícios como reembolso de material, apoio à Internet e descontos em bem-estar, aliviando pressões do trabalho remoto.

Por muito importante que seja o princípio do "melhor eu", este só é eficaz quando as necessidades individuais dos colaboradores estão alinhadas com a equipa e com os resultados que pretendemos alcançar enquanto organização. Assim, é quando a combinação do melhor eu, da melhor equipa e dos melhores resultados está alinhada que faz a diferença.

Os inquéritos aos nossos colaboradores revelam consistentemente uma forte preferência por oportunidades de trabalho remoto. Nomeadamente, existe uma disparidade distinta no equilíbrio casa/escritório entre a sede e as operações. O pessoal operacional trabalha predominantemente a partir do escritório, ao passo que o pessoal da sede prefere o trabalho remoto.

2. Permitir um horário flexível de trabalho baseado na escolha do trabalhador

Acreditamos que cada pessoa deve conduzir a sua carreira e vitalidade, por isso adotamos uma abordagem personalizada — mais eficaz e alinhada com essa visão.

Por isso, incentivamos cada colaborador a refletir sobre o seu papel e a decidir que tarefas faz no escritório e quais pode manter remotamente. Os trabalhadores devem também compreender as necessidades das suas equipas e da organização.

Além disso, desde o início, concentrámo-nos no desenvolvimento de orientações para os nossos gestores. Estas orientações destinam-se a ajudá-los a conduzir discussões com as suas equipas, complementando as suas reuniões individuais de rotina e os controlos de desempenho.

Essas conversas ajudam a definir um horário que permite ao colaborador dar o seu melhor, sem comprometer o desempenho da equipa.

Além disso, é crucial promover diálogos significativos não só entre os gestores e os membros da equipa, mas também no seio das próprias equipas. Desta forma, garante-se um bom equilíbrio entre os esforços de colaboração e as contribuições individuais.

3. Comunicar de forma coerente e clara

A necessidade de uma comunicação coerente tornou-se ainda mais crucial quando regressámos ao local de trabalho. A pandemia gerou muito stress entre os trabalhadores e muitos expressaram ansiedade sobre como seria o futuro do trabalho. Descobrimos que a melhor forma de ajudar a aliviar algum desse stress era manter os nossos trabalhadores tão informados quanto possível. 

Uma vez que a criação de um modelo híbrido ainda é um processo contínuo, pode ser difícil, por vezes, fornecer uma comunicação clara. Tive de aprender que não faz mal não ter todas as respostas. O fator-chave é manter-se próximo do seu pessoal e fornecer a melhor orientação possível nesse momento - mesmo que isso signifique dizer: "Ainda estamos a trabalhar nisso".

4. A tecnologia é uma necessidade num regime híbrido

O trabalho híbrido não é possível sem a tecnologia correcta. Felizmente, saímo-nos muito bem no que diz respeito à tecnologia. Em apenas algumas semanas, a nossa fábrica digital conseguiu criar uma ferramenta de planeamento digital para responder às nossas necessidades de trabalho híbrido. No entanto, após a COVID, esta aplicação para o local de trabalho tornou-se mais ou menos redundante.

Notámos que terças e quintas são dias intensos no escritório, mas os próprios colaboradores gerem-se bem, evitando problemas com espaço ou reuniões.

As equipas estabeleceram acordos eficazes: definindo quando é necessária a interação presencial e fazendo uma transição perfeita para soluções digitais para o resto. As ferramentas de colaboração digital, como o Google Meet, tornaram-se parte integrante do nosso fluxo de trabalho.

5. Focar no tato e nas relações (os principais benefícios do trabalho híbrido)

Antes da pandemia, os momentos de contacto eram uma parte natural da vida quotidiana no escritório. Era comum cruzarmo-nos com colegas nos corredores, almoçar na empresa, ter reuniões espontâneas ou até viajar para outra filial da Randstad.

Atualmente, a diferença é enorme. Em vez disso, temos de fazer um esforço consciente para nos mantermos ligados e criarmos momentos de contacto com os nossos colegas. Estes momentos de contacto não devem ser só de trabalho, mas também incluir formas discretas e divertidas de interação entre colegas.

Em breve, vamos incentivar os nossos trabalhadores a promover mais momentos de contacto com colegas de trabalho de todo o mundo. Pediremos a dois colaboradores que estabeleçam uma ligação, tanto numa perspetiva pessoal como profissional.

Com base nessa conversa, cada colaborador recomenda um colega com quem o outro se deve relacionar a seguir. Este processo continua após cada reunião para criar uma cadeia de momentos de contacto.

6. Redesenhar o escritório para um local de trabalho híbrido

Apercebemo-nos de que teríamos de transformar o nosso espaço de escritórios para satisfazer as novas procuras de um modelo híbrido.Pedimos aos colaboradores que escolham o local mais adequado: casa para tarefas de foco, como apresentações; escritório da Randstad para colaboração e ligação.

Com isto em mente, criámos vários locais em cada piso para colaboração, bem como áreas específicas com ecrãs e quadros brancos para as equipas trabalharem em projectos. Os trabalhadores também têm acesso ao restaurante da empresa para reuniões. Naturalmente, mantivemos muitos postos de trabalho individuais para os nossos colaboradores utilizarem entre as reuniões.

Este novo design de escritório também ajuda a reforçar a cultura da nossa empresa, criando um espaço para facilitar os momentos de contacto.

7. Experimentar - aprender - ajustar

Com a pandemia ainda em curso, as orientações governamentais estão a mudar regularmente, não só aqui nos Países Baixos, mas em todo o mundo. Descobri que temos de aceitar o facto de que existe muita incerteza. Devido a este fator, temos de nos manter suficientemente ágeis para nos adaptarmos rápida e eficazmente.

A criação de um local de trabalho híbrido não vai acontecer de um dia para o outro. Pelo contrário, é um processo contínuo e sê-lo-á durante algum tempo. Não há problema em haver um período em que as coisas são menos claras se estivermos a trabalhar para desenvolver o modelo de trabalho ideal.

Para que isso aconteça, é preciso testar formatos, refletir em equipa e ajustar quando necessário. Assim, criamos um modelo híbrido em evolução e alinhado.