A gestã de turnos é, sem dúvida, um dos aspetos mais difíceis de gerir profissionais. Entre ausências inesperadas e folgas programadas, garantir a cobertura de todos os turnos é um desafio. Isto afeta diretamente a produtividade e a manutenção da conformidade.
Muitos gestores ainda utilizam folhas de cálculo Excel para gerir os turnos, o que é um processo complicado e extremamente moroso. Além disso, as ausências de última hora obrigam-nos a perder tempo precioso a contactar profissionais para encontrar um substituto qualificado.
O software de planeamento dos horários de profissionais pode ajudá-lo a simplificar o processo de programação de turnos e a melhorar os resultados globais.
Estes obstáculos são ainda mais prevalecentes para os empregadores que dependem de um grande número de profissionais contingentes, tais como empresas de fabrico e logística.
Dada a contínua escassez de talentos, cada vez mais organizações dependem de profissionais temporários para satisfazer as suas necessidades de pessoal e competências. Isto, por sua vez, está a colocar uma pressão acrescida sobre os gestores para cumprirem os objectivos de produção.
Se estes desafios lhe soam familiares, saiba que um software de agendamento de turnos pode simplificar o processo e melhorar os seus resultados gerais.
O que é um software de gestão de turnos e horários?
O software de gestão de horários dos profissionais automatiza o processo de criação e gestão de horários por turnos de acordo com regras e parâmetros definidos pela organização.
O software de gestão de horários pode ajudá-lo a criar horários de trabalho, acompanhar as horas de trabalho, gerir trocas de turnos, controlar os custos laborais, conciliar folhas de horas e melhorar a comunicação com os seus profissionais. Além disso, isto pode ser feito em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo.
Ferramentas de agendamento com IA, como a ORQUEST e a Kronos, ajudam a prever necessidades de talento sazonais e a criar horários otimizados para as suas equipas.
Quais os benefícios da utilização deste tipo de software?
O planeamento do horário dos profissionais oferece uma variedade de grandes benefícios, tais como:
Poupa tempo
Ao simplificar o processo de planeamento de recursos humanos, os gestores podem completar as programações de turnos numa fração de tempo. A utilização de software para recursos humanos também facilita a realização de ajustes devido a chamadas inesperadas e o controlo das folgas programadas. Com este software instalado, os gestores podem dedicar mais tempo a outros elementos do planeamento de recursos humanos.
Melhora a comunicação
Ao utilizar um software de planeamento de recursos humanos, os gestores têm acesso à plataforma a partir de qualquer dispositivo, incluindo computadores portáteis, tablets e smartphones. Assim, quer estejam a trabalhar no escritório ou no terreno, podem facilmente ver e modificar os horários em tempo real. Este fator, por sua vez, melhora a comunicação entre os gestores e os profissionais contingentes.
Minimiza erros
Para além de poupar tempo e melhorar a comunicação, o software de planeamento de recursos humanos também minimiza o risco de erros. O software controla automaticamente as horas dos profissionais e as folgas pagas para evitar horas extraordinárias não planeadas. Também pode alertar os gestores se um profissional for escalado para a função errada ou não tiver as qualificações necessárias.
Saiba mais sobre a Randstad Relevate fazendo o download do nosso case study
download do estudo de casoGestão de turnos com o relevate schedule
O relevate schedule da Randstad é uma solução online de gestão e programação de turnos, ideal para empresas com um grande volume de trabalhadores temporários.
Oferece acesso 24/7 para visualizar, planear e agendar as suas equipas, permitindo uma rápida implementação e uma maior agilidade da sua força de trabalho.
A nossa solução de programação de turnos não é um produto autónomo, mas sim uma ferramenta especializada que faz parte dos nossos Serviços Inhouse da Randstad.
Como parte deste serviço, a sua organização tem um especialista dedicado no local. Este profissional trata de tarefas diárias como recrutamento, formação e planeamento de turnos.
No entanto, como uma solução personalizada, apenas utilizamos o relevate schedule quando é relevante e capaz de acrescentar valor ao cliente.
Isto significa que o seu consultor pode implementar e gerir a ferramenta relevate schedule e tomar conta de todo o processo de planeamento de recursos humanos. Em essência, a sua empresa pode colher os frutos da utilização das nossas soluções de planeamento digital sem aumentar a sua carga de trabalho.
Em vez disso, os gestores terão acesso instantâneo para ver e acompanhar os horários dos profissionais a partir de qualquer dispositivo e em qualquer local. É esta combinação única de "tech and touch" que faz com que as nossas soluções de planeamento de turnos se destaquem e proporcionem maior valor aos empregadores.
Como é que o relevate schedule funciona?
Uma grande vantagem da nossa solução relevate schedule é a simplicidade do processo. O seguinte processo de seis passos assegura que a nossa ferramenta de planeamento é implementada corretamente e acrescenta valor imediato à sua empresa.
1. Criar o grupo ideal de profissionais contingentes
Naturalmente, o primeiro passo do processo é desenvolver um grupo de talentos de profissionais qualificados. Durante este processo, o seu consultor no local irá avaliar as suas necessidades de contratação. Isto inclui o número de profissionais e as competências e qualificações necessárias.
Nesta altura, o consultor pesquisará cuidadosamente na nossa vasta rede de talentos pré-selecionados para criar um conjunto de profissionais que satisfaçam os critérios definidos. Se os candidatos adequados não estiverem disponíveis na nossa base de dados, iremos procurá-los e recrutá-los para si.
Com esta reserva de talentos, a sua empresa pode ajustar facilmente o número de profissionais por turno. Isto permite responder às flutuações da procura e cobrir as ausências.
2. Integração dos profissionais temporários na aplicação
Após a criação do seu grupo de talentos pré-selecionados, o nosso consultor garante que todos os profissionais descarregam a nossa aplicação de agendamento.
De seguida, o especialista no local fornece a formação necessária para que todos saibam usar a aplicação, como aceitar turnos ou definir a sua disponibilidade.
O seu consultor também se certificará de que todos os profissionais compreendem como funciona o processo de notificação e como visualizar os seus horários de trabalho online.
3. Integração de gestores
Apesar de o nosso consultor ajudar na gestão, os gestores da sua empresa também serão formados para utilizar a plataforma de agendamento.
Nesta formação, aprenderão a ver horários, a garantir a cobertura dos turnos e a fornecer feedback aos profissionais sempre que necessário.
4. Programação de turnos
Com os gestores e profissionais totalmente treinados sobre como utilizar a aplicação relevate schedule, o planeamento de recursos humanos pode começar. O seu consultor agendará os profissionais temporários com base nas necessidades específicas da sua organização e na disponibilidade dos profissionais.
Quando são necessários profissionais temporários, o seu consultor publica os turnos abertos na aplicação, especificando sempre o número de pessoas necessárias para cada turno.
O seu consultor também pode limitar os profissionais que podem inscrever-se para as posições disponíveis com base em competências ou qualificações específicas. Este passo garante que os profissionais certos são atribuídos à função certa.
5. Notificações
Assim que o seu consultor publicar um turno disponível na aplicação, todos os profissionais qualificados do seu grupo de talentos receberão uma notificação instantânea no seu smartphone ou noutro dispositivo móvel.
Nesta altura, os profissionais podem aceitar ou recusar um determinado turno. Quando um turno publicado é preenchido, é fechado e nenhum outro profissional pode inscrever-se para esse turno específico. Os profissionais também recebem notificações de todas as comunicações, quer se trate de uma mensagem de grupo para todos os profissionais ou de uma mensagem individual.
Esta notificação instantânea mantém todos os profissionais atualizados sobre os novos turnos disponíveis. Isto permite que a vaga seja preenchida rapidamente, eliminando a necessidade de telefonemas ou emails.
6. Gestão contínua da pool de talentos
O consultor também utiliza a plataforma para monitorizar a sua reserva de talentos temporários. Isto garante que a sua empresa tem sempre os profissionais necessários para cumprir os objetivos de produção.
Por exemplo, uma vez que os profissionais podem utilizar a aplicação para atualizar a sua disponibilidade, o consultor tem acesso a estes dados em tempo real. Além disso, o consultor pode utilizar o feedback dos gestores para determinar quais os profissionais que continuam a ser adequados para a sua empresa.
A nossa aplicação de agendamento oferece total transparência, permitindo aos seus gestores visualizar a reserva de talentos e acompanhar os horários dos turnos em tempo real.
Mais de 1.500 clientes em 15 mercados diferentes já estão a utilizar o nosso relevate schedule para preencher 120.000 turnos por semana.
