3 dicas para um outsourcing eficaz

O outsourcing é uma estratégia utilizada por empresas de diferentes setores para aumentar a eficiência, reduzir custos e aceder a conhecimento especializado. Mas afinal, o que é outsourcing, como funciona e quando faz sentido recorrer a este modelo? Neste artigo explicamos o significado de outsourcing, as suas vantagens e desafios e partilhamos três recomendações para implementar um processo de outsourcing com sucesso.

 

O que é outsourcing?

O outsourcing consiste na contratação de uma empresa externa para executar determinadas funções, serviços ou processos de negócio que, de outra forma, seriam realizados internamente. Também conhecido como subcontratação ou terceirização, este modelo permite que as organizações concentrem os seus recursos nas atividades estratégicas, delegando tarefas específicas a parceiros especializados.

Atualmente, o outsourcing é utilizado em áreas como recursos humanos, tecnologia da informação, logística, apoio ao cliente, indústria, contabilidade ou recrutamento, entre muitas outras.

 

Como funciona o outsourcing?

Num processo de outsourcing, a empresa identifica uma atividade que pretende externalizar e seleciona um parceiro especializado para assumir essa responsabilidade. Após a definição dos objetivos, dos níveis de serviço e das responsabilidades de cada parte, o fornecedor passa a gerir essa função de acordo com os indicadores de desempenho previamente acordados. Desta forma, a empresa mantém o controlo estratégico enquanto beneficia da experiência técnica do parceiro.

 

Outsourcing e terceirização são a mesma coisa?

Sim. Os termos outsourcing e terceirização são frequentemente utilizados como sinónimos para descrever a contratação de serviços externos. Embora possam existir pequenas diferenças consoante o contexto ou o país, ambos representam a delegação de determinadas atividades para empresas especializadas, permitindo melhorar a eficiência operacional e otimizar recursos.

«Com a tecnologia em rápida mudança, as empresas procuram formas de tornar os seus processos empresariais mais eficientes. Uma estratégia que pode ajudar a poupar dinheiro e tempo é o Outsourcing», defende Alfredo Atanacio, fundador da UassistME.CO, em artigo escrito para a Forbes.

O Outsourcing envolve entregar operações comerciais a terceiros, que se espera tenham mais experiência e recursos. Ao subcontratar, antes de mais é fundamental assegurar que o parceiro escolhido vai satisfazer os requisitos pretendidos.

Partindo deste pressuposto, há várias vantagens de que uma empresa pode usufruir ao subcontratar alguns dos seus processos empresariais. Entre as principais vantagens está a redução de custos e o aumento da velocidade e eficiência dos processos empresariais, principalmente os que podem ser demasiado difíceis ou demorados para serem tratados pelo pessoal interno.

Uma vez que os prestadores de serviços externos são mais experientes, eles utilizarão processos otimizados e ferramentas especializadas, executando assim as tarefas mais rapidamente e de uma forma mais eficiente. A subcontratação também ajuda a empresa a dispor de mais flexibilidade nas suas operações e orçamento. A empresa tem tempo para se concentrar nos seus bastiões de negócio enquanto passa tarefas não essenciais para os parceiros de outsourcing. Além disso, é uma boa maneira de expandir a presença global e alcançar clientes internacionais.

 

Vantagens do outsourcing

Quando implementado corretamente, o outsourcing pode trazer benefícios significativos para empresas de todas as dimensões. Para além da redução de custos, permite aumentar a flexibilidade operacional e acelerar processos que exigem competências especializadas.

 

Redução de custos e maior eficiência

Ao recorrer a empresas especializadas, é possível reduzir custos operacionais, otimizar recursos internos e melhorar a produtividade. O parceiro de outsourcing dispõe normalmente de processos já consolidados, tecnologia adequada e equipas experientes, permitindo executar as atividades de forma mais rápida e eficiente.

 

Acesso a conhecimento especializado

Uma das maiores vantagens do outsourcing é o acesso imediato a profissionais especializados sem necessidade de investir em recrutamento, formação ou aquisição de novas competências internas. Isto permite responder rapidamente às necessidades do negócio e acompanhar a evolução tecnológica do mercado.

Maior foco na atividade principal

Delegar atividades de suporte permite que as equipas internas concentrem os seus esforços nas funções estratégicas da empresa. Esta abordagem melhora a gestão do tempo, aumenta a capacidade de inovação e contribui para um crescimento mais sustentável.

 

Eis três dicas para uma subcontratação eficaz dos processos empresariais.

 

3 dicas para um outsourcing eficaz

 

Envolver a equipa executiva

Para que a relação de Outsourcing seja bem-sucedida, envolvam a equipa de gestão ou a direção. É essencial que a gestão inclua o seu pessoal na tomada de decisões e explique os benefícios do Outsourcing.

O outsourcing minimiza custos. Além disso, ajuda a cumprir a visão e os objetivos pretendidos pela empresa, como aumentar a produtividade. Assim que compreender os benefícios do outsourcing, a equipa executiva provavelmente apoiará a decisão de subcontratar.

 

Definir os objetivos com antecedência

Antes de subcontratarem e trazerem outra empresa a bordo, têm de definir os vossos objetivos. Façam um mapa dos objetivos a longo prazo e financeiros pois, uma vez definidos, estarão em melhor posição para os alinhar com o plano de Outsourcing. Irá também ajudar a escolherem os parceiros mais viáveis, que tenham os requisitos de que a vossa empresa necessita.

 

Nunca renunciar à qualidade

Antes de escolherem um prestador de serviços, demorem algum tempo a pesquisar várias opções e a fazer uma análise comparativa. Optem por um prestador de serviços que tenha alguma experiência nas tarefas que pretendem subcontratar.

Isto é particularmente importante quando subcontratarem tarefas complexas que necessitam de um prestador de serviços experiente. Verifiquem sempre os antecedentes de diversas empresas potenciais e façam a seleção com base nos vossos requisitos. Assegurem-se de que completaram outros projetos que satisfizeram os seus clientes.

O Outsourcing é uma excelente ferramenta, se for corretamente empregada. Para assegurar o sucesso desta aposta, ter em conta os fatores enunciados é meio caminho andado. 

 

Como escolher uma empresa de outsourcing?

A escolha do parceiro de outsourcing influencia diretamente os resultados do projeto. Para minimizar riscos, é importante analisar a experiência da empresa, os setores onde atua, os níveis de serviço disponibilizados e a capacidade de adaptação às necessidades do negócio.

 

O que avaliar antes de contratar um parceiro de outsourcing?

Antes de iniciar um projeto de outsourcing, verifique a experiência da empresa, os casos de sucesso, as certificações, a capacidade de resposta, os acordos de nível de serviço (SLA) e a forma como serão monitorizados os resultados. Uma comunicação transparente e objetivos bem definidos são fundamentais para uma parceria de longo prazo.

 

Quando vale a pena recorrer ao outsourcing?

O outsourcing é especialmente vantajoso quando a empresa necessita de competências especializadas, pretende reduzir custos operacionais, aumentar a flexibilidade ou responder rapidamente a períodos de maior atividade. Também pode ser uma solução eficaz para projetos temporários ou funções que não fazem parte da atividade principal da organização.

 

Perguntas frequentes sobre outsourcing