Eficiência e melhoria contínua com shared services

“Shared services” ou serviços partilhados é um conceito que não é novo em Portugal mas que muitas vezes não é compreendido. Sabemos que Portugal é atrativo para este modelo mas afinal do que se trata? Shared service, como o próprio nome indica é uma estratégia operacional que centraliza as funções administrativas de uma empresa que antes eram efectuadas em diferentes localizações ou por diferentes divisões.

Exemplos de Serviços Partilhados

Exemplos de serviços que podem ser efectuados incluem a área finaceira, as compras/supply chain, payroll/recursos humanos e tecnologias de informação. Os três principais componentes destes centros são: pessoas, processos e tecnologia. Um triângulo interdependente para a eficiência deste modelo.

Vantagens e Como Aplicar

As vantagens da criação dos “shared services” são várias; com seja a standardização de processos e boas práticas que resulta numa redução de custos e maior eficiência operacional; maior investimento na tecnologia para a automatização de processos; criação de uma economia de escala; monitorização da satisfação do cliente interno entre outros.

A forma de aplicar este modelo pode ser diferente:

Modelo 1 – “shared service” global, onde uma empresa deslocaliza para uma região várias áreas de actuação/funções.

Modelo 2 – “shared service” por região, ou até país; este modelo é muito utilizado por empresas que pretendem ter centros especializados numa determinada função/área e por isso existe a criação de centros em várias localizações.

Modelo 3 – “shared service” pelo negócio ou segmento da empresa.

A utilização deste modelo de organização e a forma como vai ser implementado depende da estrutura da empresa e da estratégia da mesma em termos globais assim como a localização, atracção e retenção de talentos, processos de melhoria contínua...

Shared Services em Portugal

Nos últimos anos, vários grupos multinacionais têm investido em Portugal reconhecendo a atratividade do nosso país para a implementação destes modelos, devido à nossa capacidade de resposta nos três vetores: pessoas, tecnologia e processos. Se quisermos isolar o que nos torna mais atrativos podemos mesmo destacar:

-  qualidade das infraestruturas (físicas e de comunicações);

- mão-de-obra qualificada e competitiva;

- facilidade de aprendizagem de idiomas estrangeiros;

- clima;

- segurança.

Shared Service Center

As empresas multinacionais devem ter em consideração a criação de um “shared service center” como parte integrante da sua estratégia de crescimento e melhoria contínua. A decisão de externalização vai permitir que a empresa se foque no seu negócio e veja os seus processos optimizados, ganhando eficiência.