guia de onboarding remoto

Prepare todos os seus novos trabalhadores para o sucesso, assegurando que estejam bem preparados para mergulhar no seu primeiro dia de trabalho. Colabore com os RH para criar um onboarding digital e fornecê-lo a novas contratações vários dias antes da sua data de início para que os trabalhadores tenham a oportunidade de absorver todo o material.

Pode incluir:

• Documentos, formulários e informações que precisam de assinar, ou seja, oferecer, cópias digitais da sua identificação, formulários de benefícios, etc;
• Manual do trabalhador, política de privacidade de dados, informação do help desk;
• Acesso a ferramentas, software e respectiva conta de correio electrónico

Se estiver a fornecer hardware, tal como um portátil ou telefone, tome cuidado para estes sejam enviados com bastante antecedência - prepare tudo para que os seus colaboradores tenham tudo o que precisam desde o primeiro dia.

É também uma boa ideia marcar uma reunião virtual ou telefónica com os RH na semana anterior à data de ínicio do seu trabalho para lhes dar uma oportunidade de colocar quaisquer perguntas sobre kit de onboarding!

A maioria dos trabalhadores está mais confiante e tem melhor desempenho quando se sente preparado e sabe o que esperar. É útil criar um plano de formação que sintam desde o primeiro dia.

As melhores práticas incluem:

• planear e agendar sessões de formação.

Identificar as pessoas que irão treinar a nova contratação e estabelecer um horário começando a sua primeira semana.

• criar convites para reuniões nos seus calendários.

Um calendário detalhado com toda a informação certa na ponta dos dedos pode ajudar a que se sintam imediatamente motivados e produtivos. 

• certificar-se de que os formadores são instruídos.

Se várias pessoas estiverem a treinar um novo contratado, certifique-se de que sabem o que vão ser ensino e que tenham os seus materiais prontos.

•  preparar documentos de formação e folhas de fraude.

Incluir informação chave a que o novo funcionário possa referir-se quando começar a trabalhar por conta própria.

• dividir as sessões de formação em vários dias.

Demasiada informação ao mesmo tempo é esmagadora.

• utilizar um programa de videoconferência seguro.

Certifique-se de que o software permite ao formador partilhar o seu ecrã, desenhar numa vi

É difícil sentir que começou oficialmente um trabalho sem passar pela adaptação inicial de associar caras aos nomes. Os gestores podem recriar esta experiência para as suas novas contratações agendando uma reunião cara a cara através de uma vídeo chamada logo no seu primeiro dia.

Começar com uma reunião de vídeo 1:1 é a forma ideal de dar as boas-vindas e explicar o plano de formação e de embarque aos novos trabalhadores. Após a apresentação, agende também uma vídeo conferência com a restante equipa, para que possam conhecer os seus colegas de uma forma descontraída antes começar a trabalhar. Pode demorar algum tempo, mas esta é uma forma eficaz de criar ligações significativas.

Aumente a eficiência da sua formação preparando vídeos pré-gravados para alguns dos

os processos ou competências mais simples que a maioria dos novos trabalhadores precisa de aprender. Isto permite que o colaborador assista à formação o seu próprio ritmo e faça pausas quando necessário. 

Porém, embora os vídeos pré-gravados poupem tempo, é importante evitar torná-los a

única forma de formar colaboradores. As gravações são convenientes, mas também podem ser vistas como impessoais. Encontre um bom equilíbrio entre vídeo formação com formação interactiva, em videoconferência.

Por vezes os novos trabalhadores precisam de uma transição entre "aprender" e "fazer",

particularmente se trabalharem à distância e não tiverem o benefício de observar os colegas a fazer um trabalho semelhante.

Para ajudar a fazer com que a aprendizagem se torne mais fácil, criar exercícios que envolvam competências e processos que aprenderam na formação. É importante delinear claramente as suas expectativas e objectivos para as tarefas e garantir que os colegas estejam disponíveis para prestar apoio e responder a perguntas.

Dependendo da complexidade dos exercícios, pode mesmo designar alguém para

trabalhar com eles através de videoconferência para as primeiras tarefas. 

Está a contratar vários trabalhadores à distância de uma só vez? Pode criar uma sensação de camaradagem conduzindo formações em grupo ou para que aprendam juntos.

A formação em pequenos grupos através de videoconferência permite que as pessoas aprendam mais profundamente através da partilha de observações e discussões sobre o que está a ser aprendido.

Outra forma de garantir que as novas contratações se sintam bem-vindas e apoiadas é destacar a cada um deles um colega experiente que pode servir de ponto de referência e ajudar na sua integração. 

Quando se trata de oboarding remoto, não existe tal coisa como comunicação excessiva. As chamadas telefónicas, e-mails, videoconferências e in-app

comunicações são óptimas mas não podem tomar o lugar de uma conversa presencial e

a linguagem corporal.

Se quiser que os trabalhadores à distância se sintam bem-vindos e façam parte da equipa, é importante mostrá-lo - e frequentemente. Isto pode significar:

• pedir aos gestores e colegas que se esforcem por ser amigáveis e prestáveis
• criar equipas regulares e chats de vídeo 1:1
• convidar novos empregados a partilhar perguntas e novas ideias
• fornecer uma lista de contactos disponíveis para responder a perguntas
• fazer check ins frequentemente

Nutrir uma equipa coesa e assegurar que os trabalhadores estão ligados à

organização requer uma nova forma de gestão. Na ausência das espontâneas conversas de café entre colegas, é importante criar condições para

o desenvolvimento das relações de trabalho.

As reuniões regulares de videoconferência não devem terminar quando uma nova contratação tiver sido integrada com sucesso na sua equipa. Encoraje os membros da sua equipa a criar reuniões semanais para discutir projectos, mas também para estabelecer contactos a nível pessoal. Pode organizar encontros sociais virtuais, clubes e oportunidades de aprendizagem onde os colaboradores podem discutir coisas que para eles são importantes e que não estão relacionadas com o seu papel profissional.

Há que prestar especial atenção a ajudar os trabalhadores a sentirem-se ligados aos

valores e objectivos da organização. Newsletters regulares por correio electrónico, redes sociais, vídeos e até podcasts curtos podem ser a base para gerar uma sensação de envolvimento  geral.

É natural ir refinando o seu processo de onboarding remoto ao longo do tempo. A melhor maneira de assegurar-se de que está a fazer as escolhas certas é pedir feedback aos trabalhadores que passaram pelo seu programa de onboarding.

Seja honesto com eles sobre a sua curva de aprendizagem e peça-lhes que sejam francos com as suas respostas para que você possa melhorar o processo para futuras contratações.

Mais importante ainda, esteja preparado para agir rapidamente em relação ao que irá aprende.